Практическая работа. Создание базы данных MS Access

Практическая работа.

Рабата №1. Создание объектов базы данных

Цель работы: разработка информационной модели базы данных. Создание объектов базы данных.

Задание: Создать базу данных, содержащую сведения о студентах. Из общего списка студентов необходимо выбрать обучающихся в определенной группе. Разработать специальную форму для ввода данных в таблицу. Организовать соответствующий отчет для вывода на печать списка студентов.

Методика выполнения работы:

Для начала определим логическую структуру создаваемой БД.

Нужно создать одну сводную таблицу, состоящую из записей, в которые входят поля Фамилия, Имя, Группа, Дата рождения, Домашний адрес.

Этапы выполнения работы:

№1. Запуск Microsoft Access и создание новой базы данных

1. Загрузите Microsoft Access

2. В появившемся окне Microsoft Access выбираем «Новая база данных». Щелкаем по кнопке «ОК»

1. В раскрывающемся списке Папка окна Файл новой базы данных установите свой сетевой диск и свой каталог. В наборном поле Имя файла введите с клавиатуры имя создаваемой базы данных STUDENT. Щелкните на кнопке Создать.

1. Откроется окно БД.

№2. Создание структуры новой таблицы

1. В появившемся окне выберите режим работы: Конструктор. Щелкните на кнопке ОК

1. В первой строке в столбце Имя поля введите Фамилия. Нажмите стрелку вправо

2. Щелкните на появившейся стрелке раскрывающегося списка ячейки Тип данных и выберете Текстовый.

1. В нижней части экрана – в Свойствах поля – на вкладке Общие в строке Размер поле установите 20.

2. В строке Обязательное поле укажите Да

1. Установите курсор в первой строке в столбце Описание и введите Фамилия студента

1. Во второй строке в столбце Имя поля введите Имя. Столбец Тип данных – текстовый. Столбец Описание введите Имя студента.

2. В свойствах поля – Размер поля 10.

1. В третьей строке в столбце Имя поля введите Группа. Столбец Тип данных – Числовой. Столбец описание – Номер группы.

2. В свойствах Размер поля – Целое

1. В четвертой строке в столбце Имя поле введите Дата рождения. Столбец Тип данных – Дата/время. В столбец Описание введите дата рождения студента.

2. В свойствах Формат поля выберете Краткий формат даты.

1. Установите курсор в поле Маска ввода, находящееся в нижней части экрана, и щелкните на кнопке с тремя точками. На запрос подтвердите сохранение таблицы под именем Таблица1 и создание ключевого поля. В появившемся диалоговом окне Создание масок ввода выберите Краткий формат даты. Щелкните на кнопке Далее. В следующем диалоговом нажмите Далее. Щелкните на кнопке Готово.

1. Обратите внимание: в первой строке Microsoft Access автоматически добавил дополнительные ключевое поле Код, которое играет роль уникального идентификатора записей, и установил для него тип данных: Счетчик.

2. В шестой строке в столбце Имя поля введите Домашний адрес. В столбце Тип данных Поле MEMO. В столбце описания введите Домашний адрес.

3. Сохраните получившееся изменения. Итог представлен на следующем скриншоте.

№3. Заполнение таблицы

1. Открываем созданную раннее базу данных.

2. Выбираем режим – Режим таблицы

1. В поле Фамилия введите свою Фамилию, в поле Имя – свое имя, в поле группа – группу, в поле дата рождения введите свою дату рождения и в поле Домашний адрес введите адрес. Подобным образом введите еще семь записей. Только меняйте группы два человека группа 1-4, два человека из 1-17 и т.д

1. Обратите внимание, что в поле Код цифры изменяются автоматически по мере ввода новых строк, каждый раз увеличиваясь на единицу.

2. Закрываем эту таблицу. Подтверждаем иземения.

3. Теперь изменяем название Таблица1 на Т_Студенты. Для этого устанавливаем курсор на слове Таблица1 и п.к.м , выбираем команду Переименовать. Итог представлен на следующем скриншоте.

№4. Создание запросов

1. Переходим на вкладку Создание. Выбираем Конструктор запросов. Далее в появившемся окне выбираем Т_Студенты. Щелкните на кнопки Добавить и Закрыть.

1. Откроется окно Конструктор запросов с заголовков Запрос1: запрос на выборку. В его верхней части отображаются списки полей таблицы, к которым обращается запрос. Нижняя область содержит бланк выбора полей таблиц, условий отбора и режимов сортировки. Указывается также название таблицы, которой принадлежит выбранное поле.

2. Поочередно щелкайте два раза левой кнопкой мыши на полях: Код, Фамилия, Имя, Группа, Дата рождения, Домашний адрес.

1. Установите курсор в нижней части окна и в столбец Фамилия в поле Сортировка. В раскрывающемся списке этого поля установите По возрастанию.

2. Щелкните на значке закрытия текущего окна Запрос1. Подтвердите сохранение структуры запроса и в появившемся окне Имя запроса введите Список всех студентов. Щелкните на кнопке ОК.

1. Откройте и просмотрите запрос Список всех студентов. Обратите внимание: в записях фамилии расположены в алфавитном порядке.

2. Установите курсор на запросе Список всех студентов, нажмите клавишу Ctrl и . ухватившись за значок запроса, переместите его в сторону и отпустите кнопку мыши. Возникнет новый ярлык: Копия Список всех студентов. Если не получилось, то п.к.м выбираем Копировать, п.к.м Вставить.

1. Установите курсор на новый ярлык запроса и переименуйте его на Список студентов группы (456). Вы указываете свой номер группы.

2. Откройте этот запрос

3. В меню Вид выберете режим работы: Конструктор.

4. В столбце Группа в строке Условие отбора введите: (номер группы) у меня это 456

1. Щелкните на значке закрытия текущего окна, подтвердите сохранение макета Список студентов 456 группы.

2. Откройте запрос Список студентов группы 456. Просмотрите содержимое запроса. Закройте текущее окно. Итог представлен на скриншоте.

3. Результат работы отправьте преподавателю.