Практическая работа №2 "Создание базы данных, состоящей из двух таблиц" (для учителей школы)

Практикум по Microsoft Office Access 2007

Практическая работа №2

«Создание базы данных, состоящей из двух таблиц»

Цели работы:

• научиться удалять таблицы;

• научиться создавать таблицы базы данных в режиме таблицы;

• научиться создавать самостоятельно ключевое поле;

• научиться создавать формы для ввода данных;

• закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.

Этапы работы:

1. Проектирование структуры базы данных.

Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы: Список и Группы.

1. Конструирование пустых таблиц базы данных.
   Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицы
   будем создавать в режиме таблицы. В таблице Список будет

7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс, номер группы). Номера групп и фамилии преподавателей будут храниться в отдельной таблице Группы в виде двух столбцов.

1. Создание схемы базы данных.

В данном случае таблицы связаны связью «один-ко-многим». Это значит, что в таблице Группы каждое значение может встречаться только один раз, а в таблице Список - сколько угодно (несколь­ко человек могут быть из одной группы). Связи следует устанав­ливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице Список - поле Код, в таблице Группы - поле Учебная группа.

1. Ввод данных в таблицы.

Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. При на­личии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями.

Ход работы:

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

Порядок работы:

• Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access; перед вами откроется окно:

• Из списка баз данных, расположенного справа, нажмите двойной щелчок на имя вашей базы. На экране появится окно с основными элементами базы данных.

Задание 2. Удалите таблицу Список.

Порядок работы:

• Выделите имя таблицы.

• Нажмите клавишу [Delete].

• На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.

Задание 3. Создайте таблицу Группы.,

Порядок работы:

• Выберите закладку Создание – Таблица.

• Появит­ся пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет выбран автоматически в зависимости от введенной информации.

• Переименуйте Поле 1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1. Выполните команду . Ячейка имени столбца окажется выде­ленной. Введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу [Enter].

• Переименуйте Поле 2. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 2. Выполните команду Пере­именовать. Ячейка имени столбца окажется выде­ленной. Введите название поля Преподаватель и нажмите кла­вишу [Enter].

• Сохраните таблицу под именем Группы, щелкнув по кнопке

Сохранить.

Перейдите в режим Конструктор, щелкнув по кнопке ,

и посмотрите, как заданы поля. Проверьте, чтобы поле Учебная груп­па было ключевым, поместив курсор на имя этого поля, посмотрите, выделена ли кнопка Ключевое поле.

Тип данных поля Учебная группа задайте числовым, выбрав его мышкой из ниспадаю­щего списка.

• Щелкните по кнопке Сохранить. Закройте таблицу.

Задание 4. Создайте таблицу Список.

Порядок работы:

• Выберите закладку Создание – Таблица.

• Перейдите в режим Конструктор, щелкнув по кнопке .

• Сохраните таблицу под именем Список.

• Заполните таблицу по образцу:

• В поле Учебная группа выберите в колонке Тип данных из ниспадающего меню Мастер подстановок – Далее – Таблица: Группы - Далее. Переместите поле Учебная группа в Выбранные поля, нажав кнопку . Нажмите кнопку Далее, в появившемся окне выберите из ниспадающего списка Учебная группа и нажмите кнопку Далее – Далее – Готово.

• Для создания связи необходимо сохранить таблицу. Нажмите .

• Закройте таблицу.

• В результате этой работы вы получите две несвязанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.

Задание 5. Создайте схему данных.

Порядок работы:

• Выберите закладку Работа с базами данных.

• Щелкните по кнопке.

• Появится следующее окно:

• Выделите поле Учебная группа в таблице Список, нажмите по нему двойным щелчком.

• Появится диалоговое окно Изменение связей, представленное на рисунке ниже:

Выберите в списке Таблица/запрос Группы.

• Включите значок Обеспечение целостности данных. Это не­возможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.

• Включите значок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.

• Включите значок Каскадное удаление связанных записей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Спи­сок, в которой стояли соответствующие номера групп.

• Щелкните по кнопке Ок. Появится связь «один-ко-многим». Схема данных представлена на рисунке ниже.

• Закройте схему данных, щелкнув по кнопке в верхнем пра­вом углу окна.

Задание 6. Заполните таблицу Группы значениями.

Порядок работы:

• Откройте таблицу Группы в режиме таблицы.

• Заполните ее записями из табл. 4.

Таблица 4

• Сохраните таблицу и закройте её.

Задание 7. Создайте формы для ввода данных.

Порядок работы:

• Выделите таблицу Список.

• Выберите закладку Создание – Форма.

• Появится пустая форма ввода, пред­ставленная на рисунке ниже.

• Выберите Вид – Режим формы.

Замечание. Значения кнопок работы с записями:

- переход к первой записи;

- переход к предыдущей записи;

- переход к следующей записи;

- переход к последней записи;

- добавление новой записи (или нажатием клавиши [Enter] в последнем поле)

Задание 8. Добавьте в базу данных записи, используя форму.

Порядок работы:

• Заполните базу данными, представленными в табл. 5.

Замечание. Переход от поля ввода к следующему полю произ­водится клавишей [Tab], [Enter] или мышкой. Для перехода к

новой записи следует щелкнуть по кнопке . Значения поля Код будут заполняться автоматически. Значения поля Учеб­ная группа выбирайте из ниспадающего списка(либо набрать, но только существующие группы).

Таблица 5

• Сохраните введенные данные. Имя формы - Список. Закрой­те форму.

• Откройте таблицу Список. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.

• Сохраните текущую таблицу.

• Щелкнув по нижней кнопке в правом верхнем углу, закройте таблицу.

Задание 9. Проверьте каскадное обновление связанных полей.

Порядок работы:

• Откройте таблицу Группы.

• Исправьте учебные группы на 201, 202, 203. 204, 205.

• Сохраните таблицу.

• Закройте таблицу Группы.

• Откройте таблицу Список.

• Убедитесь, что значения групп изменились.

• Закройте таблицу Список.

Задание 10. Проверьте каскадное удаление связанных полей.

Порядок работы:

• Откройте таблицу Группы.

• Удалите первую запись (всю строку выделите и нажмите на клавишу [Delete]).

• Согласитесь с проверочным вопросом.

• Закройте таблицу Группы.

• Откройте таблицу Список.

• Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201.

• Закройте таблицу Список.

Предъявите преподавателю:

1. таблицу Список на экране и на бумаге;

2. таблицу Группы на экране и на бумаге;

3. форму Список на экране.

Задание 11. Завершите работу с программой Access.

Порядок работы:

Выполните команду Файл - Выход.