Практическая работа №3 "Создание базы данных, состоящей из трёх таблиц" (для учителей школы)

Практикум по Microsoft Office Access 2007

Практическая работа №3

«Создание базы данных, состоящей из трёх таблиц»

Цели работы:

• научиться создавать таблицу базы данных с помощью Шаблонов полей;

• закрепить навыки по добавлению и удалению записей;

• закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных;

• научиться использовать фильтр в таблице.

Этапы работы:

1. Проектирование структуры базы данных.

Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будет три таблицы: Список, Группы и Личные данные.

1. Конструирование пустых таблиц базы данных.

Воспользуемся еще одним способом изготовления таблиц. Но­вую таблицу Личные данные создадим с помощью Шаблонов полей. Структуру таблиц Список и Группы скопируем из базы прошлого занятия.

1. Создание схемы базы данных.

В данном случае таблицы Группы и Список объединены свя­зью «один-ко-многим», таблицы Список и Личные данные -связью «один-к-одному». Таблицы Группы и Личные данные прямо не связаны.

1. Ввод данных в таблицы.

Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею.

1. Использование базы данных для практических задач.

Ход работы:

Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на про­шлом занятии.

Порядок работы:

• Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пик­тограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно систе­мы управления базами данных, в котором появится меню.

• В окне Открыть базу данных, вы­делите из списка баз данных имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных.

Замечание. Используем готовые таблицы этой базы для кон­струирования новой. Таблицу Группа оставим в прежнем виде, исправив испорченные значения, а из таблицы Список возьмем только структуру.

Задание 2. Откорректируйте данные в таблице Группы.

Порядок работы:

Замечание. В предыдущей работе вы удаляли записи из таб­лицы Группы. Их следует восстановить.

• Откройте таблицу Группы.

• Добавьте недостающие записи. Исправьте существующие. Таб­лица должна выглядеть так, как представлено в табл. 7.

• Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

Таблица 7

Задание 3. Удалите все записи таблицы Список, оставив ее структуру.

Порядок работы:

• Откройте таблицу Список.

• Выделите все записи.

• Нажмите клавишу [Delete]. Щелкните по кнопке Да в вопросе о подтверждении удаления.

• Перейдите в режим Конструктора.

• Добавьте ещё одно поле вводите имя поля ниже поля Учебная группа), имя которого Портрет, тип данных – Поле объекта OLE. Общие свойства поля оставить по умолчанию.

• Щёлкните по кнопке Сохранить.

• Закройте таблицу.

Замечание. Если теперь вводить данные в эту таблицу снова, mo счетчик будет меняться с того номера, который был при­своен последней записи.

• Чтобы нумерация снова начиналась с 1, щёлкните по кнопке Office.

• В появившемся меню выберите пункт Управление и в правой части окна щёлкните по первой строчке Сжать и восстановить Базу данных.

Задание 4. Используя Шаблоны полей, создайте таблицу Личные данные с ключевым полем.

Порядок работы:

• Выберите закладку Создание, если находитесь в другом окне.

• Щелкните по кнопке Таблица.

• В этом окне следует нажать кнопку Новое поле.

• В появившемся окне Шаблоны полей выделите нужное поле и перетащите их в таблицу. Необходимые поля: Адрес, Домашний телефон.

• Вручную наберите следующие поля: Word, Excel, Access.

• Щёлкните по кнопке Сохранить.

Задание 5. Исправьте схему данных.

Порядок работы:

• Нажмите вкладку Работа с базами данных.

• Щелкните по кнопке Схема данных. Появится диало­говое окно Схема данных.

• Щелкните по кнопке Отобразить таблицу. В появившем­ся окне Добавление таблицы выделите таблицу Личные дан­ные и щелкните по кнопке Добавить, а затем - по кнопке Зак­рыть окна Добавление таблицы.

• Поставьте мышку иа имя поля Код в таблице Лич­ные данные и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Код в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диа­логовое окно Изменение связей.

• Включите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы нео­динаково.

• Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-к-одному». Это значит, что одной записи в таблице Список соответствует одна запись в таблице Личные данные. Схема данных пред­ставлена на рисунке ниже:

• Закройте схему данных, сохранив ее.

Пояснение. Теперь встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы: Список и Личные данные. ФИО мы храним в одной таблице, а адрес и номер телефона - в другой. Можно, конечно, попробовать ввести значения в каждую таблицу от­дельно, поудобнее видеть клетки обеих таблиц для ввода дан­ных одновременно. Эту задачу легко решить вводом

значений через специально созданную форму, в которой при­сутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняются таблицы.

Задание 6. Создайте форму для ввода данных.

Порядок работы:

• В окне базы данных выберите вкладку Создание.

• Щелкните по кнопке Другие формы и выберите Мастер форм.

• Выберите все поля из таблицы Список и все поля - из таблицы Личные данные. Для этого выберите имя таблицы Список в поле Таблицы и запросы. В результате появляется список полей в окне

• Доступные поля. Щелкните по кнопке, которая переносит все поля из списка. Затем выберите имя таблицы Личные дан­ные в поле Таблицы и запросы и вновь щелкните по кнопке.

• Щелкните по кнопке Далее.

• Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умол­чанию).

• Щелкните по кнопке Далее.

• Выберите требуемый стиль (например, Стандартная). Щелкните по кнопке Далее.

• Задайте имя формы: Общая форма. Щелкните по кнопке Готово. В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значе­ния будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значе­ний - в одну таблицу, часть - в другую).

Задание 7. Заполните таблицы данными.

Замечание. Поля Список Код и Личные данные Код заполняются автома­тически. Для того, чтобы добавить в поле Портрет рисунок, нажмите по полю правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить объект… В появившемся окне нажмите флажок Создать из файла… - Обзор – и выберите необходимый файл.

• Данные таблицы Список приведены в табл. 8, а таблицы Личные данные в табл. 9.

Таблица 8

Таблица 9

• Закройте форму, предварительно сохранив ее.

• Откройте таблицу Список и убедитесь, что в ней появились данные. Закройте таблицу.

• Откройте таблицу Личные данные и убедитесь, что в них по­явились данные. Закройте таблицу.

Задание 8. Научитесь использовать фильтр.

Порядок работы:

• Откройте таблицу Список.

• Щёлкните мышкой по полю Год рождения. У активного окна появится стрелка выбора.

• Выберите Год рождения 1984 и щёлкните по кнопке

• Применить фильтр. Вы автоматически попадете в таблицу, в которой будут только выбранные записи.

• Отмените выбор. Для этого необходимо нажать эту же кнопку, и выбрать из списка Удалить фильтр.

• Щелкните по кнопке Дополнительно - Изменить фильтр.

• Удалите все в поле Год рождения, выделив значение и нажав клавишу [Delete],

• Измените фильтр так, чтобы в таблице были видны только уче­ники школы № 5, 10-го класса (одновременный запрос в двух полях - Школа и Класс).

Задание 9. Предоставьте учителю на бумаге 3 таблицы: Список, Личные данные и Группы.