Оформление исполняющих обязанности

SPOK.BY

В соответствии с законодательством руководитель организации является единоличным исполнительным органом, имеющим право действовать от имени организации без доверенности. Стоит отметить, что правовой статус руководителя организации определяется как трудовым, так и гражданским законодательством.

Как показывает практика, неизбежно возникает вопрос об осуществлении текущего руководства деятельностью организации в случае временного отсутствия руководителя, например, если руководитель заболел, отправился в командировку либо ушел в трудовой отпуск.

Как поступить в данной ситуации, рассмотрим далее.

Справочно:
руководитель – физическое лицо, которое в силу закона или учредительных документов организации осуществляет руководство организацией, в т.ч. выполняет функции ее единоличного исполнительного органа (ст. 252 ТК).

Возможные варианты замещения руководителяна период его отсутствия

Исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя другим сотрудником может быть реализовано посредством штатного заместительства, временного перевода (временного заместительства), установления совмещения должности, заключения срочного трудового договора на время отсутствия основного работника, перевода.

Вариант 1. Временное заместительство

Ситуация 1

Руководитель организации хочет уйти в трудовой отпуск. В штатном расписании организации имеется должность заместителя руководителя.

Как правильно оформить исполнение обязанностей руководителя его заместителем на период нахождения последнего в трудовом отпуске? Полагается ли заместителю доплата?

Документ:
Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).

На заместителя руководителя организации возлагаются должностные обязанности по руководству и управлению определенным направлением (видом) деятельности организации, а также выполнение обязанностей руководителя при его отсутствии в случаях, предусмотренных законодательством (трудовой отпуск, болезнь, командировка и др.) (п. 10 Общих положений ЕКСД).

При этом исполнение штатным заместителем обязанностей временно отсутствующего руководителя не предполагает дополнительной оплаты, поскольку является частью его должностных обязанностей.

Регламентировать порядок исполнения обязанностей руководителя его штатным заместителем целесообразно в учредительных документах организации, трудовом договоре, должностной инструкции.

В случае если в штатной структуре организации несколько заместителей, вопрос распределения обязанностей между ними в отсутствие руководителя решается путем издания соответствующего приказа.

ЭТО ВАЖНО! Штатное заместительство является оптимальным вариантом, позволяющим оперативно осуществить замещение руководителя на время его отсутствия. Если должности штатного заместителя в организации нет, а учредительные документы и локальные нормативные правовые акты не содержат прямого указания на то, какое лицо принимает на себя исполнение обязанностей руководителя на время его отсутствия, решение о назначении указанного лица должно приниматься общим собранием участников или советом директоров (наблюдательным советом) хозяйственного общества.

Вариант 2. Временный перевод

Ситуация 2

Руководитель убывает в долгосрочную командировку, штатного заместителя у него нет. Исполнение обязанностей решено возложить на главного инженера организации.

Как правильно оформить исполнение обязанностей? Можно ли в данном случае произвести временный перевод главного инженера на должность руководителя?

Справочно:
юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законодательством и учредительными документами (пп. 1–2 ст. 49 ГК).

Полномочия руководителя на период его отсутствия могут быть переданы другому сотруднику, временно переведенному на его должность.

Временный перевод без согласия переводимого сотрудника допустимо осуществить на срок до 1 месяца в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря). По соглашению сторон срок такого перевода может быть увеличен (часть третья ст. 33 ТК). Оплата труда при временном переводе производится в порядке, предусмотренном ст. 68 ТК.

ЭТО ВАЖНО! При этом следует учесть, что временный перевод предполагает освобождение переводимого сотрудника от выполнения его основной работы, что влечет необходимость распределения его обязанностей на период замещения руководителя.

Вариант 3. Совмещение должностей

В качестве альтернативного варианта исполнение работником обязанностей временно отсутствующего руководителя может быть поручено ему в порядке совмещения.

Совмещение предусматривает дополнительное оплачиваемое выполнение обязанностей по совмещаемой должности наряду со своей основной работой в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (часть первая ст. 67 ТК).

Конкретный размер доплаты за выполнение совмещаемой работы устанавливается нанимателем по согласованию с работником, а для бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, – Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

Решение о совмещении оформляется приказом. Его конкретный срок, перечень обязанностей, размер доплаты отражается в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Справочно:
согласно подп. 2.5 п. 2 приложения 1 к постановлению Минтруда Республики Беларусь от 21.01.2000 № 6 «О мерах по совершенствованию условий оплаты труда работников бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций» доплата за совмещение профессий (должностей) работникам указанных организаций устанавливается в размере до тарифной ставки (оклада) отсутствующего работника в зависимости от объема выполняемых работ.

Вариант 4. Прием на работу нового сотрудника

Ситуация 3

По истечении отпуска по беременности и родам руководителю организации по ее заявлению будет предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.

Какой вариант ее замещения на указанный период целесообразнее использовать в данном случае?

При длительном отсутствии руководителя его обязанности может исполнять сотрудник, принятый по срочному трудовому договору. В такой ситуации заключается срочный трудовой договор на время отсутствия основного работника (п. 4 части первой ст. 17 ТК).

Вариант 5. Перевод штатного работника

Кроме того, обязанности руководителя во время его отсутствия может исполнять и штатный сотрудник, переведенный на его должность. Данный вариант предполагает перевод на должность временно отсутствующего руководителя штатного сотрудника, занимающего иную должность, и заключение с ним срочного трудового договора (п. 4 части первой ст. 17 ТК). Следует отметить, что при таком переводе прежнее место работы за штатным работником не сохраняется, а также, что такой перевод возможен только в случае согласия переводимого работника (часть вторая ст. 30 ТК).

Кто не может исполнять обязанности руководителя?

При определении кандидата на замещение временно отсутствующего руководителя следует учитывать ограничение работы близких родственников и свойственников, предусмотренное трудовым законодательством.

Исполнение обязанностей руководителя государственной организации не может быть возложено на сотрудника, состоящего в близком родстве или свойстве с главным бухгалтером указанной организации (его заместителями) (часть первая ст. 27 ТК).

Аналогичный запрет по решению собственника может быть установлен и в негосударственной структуре.

Необходима ли сотруднику, исполняющему обязанности руководителя, доверенность?

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации (п. 5 ст. 186 ГК).

Справочно:
доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 186 ГК).

Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение 1 года со дня ее совершения (п. 1 ст. 187 ГК). Лицо, выдавшее доверенность, вправе отменить ее ранее истечения срока действия.

Если исполнение обязанностей руководителя осуществляет работник, с которым заключен срочный трудовой договор (в данном случае имеется в виду договор с руководителем, в т.ч. в порядке перевода) на срок, определенный в данном договоре, он является полноправным руководителем организации и может действовать от ее имени без доверенности.

ЭТО ВАЖНО! В случае исполнения обязанностей руководителя штатным заместителем, а также иным сотрудником в порядке совмещения либо временного заместительства (временного перевода) выдача доверенности необходима.

Кто подписывает финансовые документы?

При временном предоставлении права подписи документов для проведения расчетов, а также при временной замене одного из лиц, имеющих право подписи документов для проведения расчетов, на срок не более 2 месяцев новая карточка с образцами подписей и оттиска печати может не оформляться (часть пятая ст. 200 БК).

Документ:
Банковский кодекс Республики Беларусь (далее – БК).

В таком случае владельцем счета представляется в банк или небанковскую кредитно-финансовую организацию носящая временный характер карточка с образцами подписей лиц, временно имеющих право подписи документов для проведения расчетов, подлинность которых свидетельствована владельцем счета.

Какую должность указывать при подписании документов?

Действующее законодательство не содержит однозначного ответа на данный вопрос.

С одной стороны, такой должности, как «исполняющий обязанности руководителя» либо «временно исполняющий обязанности руководителя», квалификационными справочниками не предусмотрено. В то же время в п. 57 Инструкции указано на возможность использования при оформлении подписи такого сокращения, как «И.о.».

При подписании исполняющим обязанности руководителя документов, которые отражают внешние отношения организации с третьими лицами (например, договоров), правильным будет указание занимаемой должности лица со ссылкой на доверенность, которой предоставлено право подписи данного документа.

При подписании внутренних документов (в т.ч. кадровых) указание должности зависит от используемого варианта замещения.

В случае если руководителя в его отсутствие замещает штатный заместитель, что закреплено в учредительных документах организации, а также трудовом договоре и в должностной инструкции последнего, он, подписывая внутренний документ, вправе указать занимаемую должность:

Заместитель директора        Подпись        А.А. Демьянов

Если исполняющий обязанности назначен в порядке временного заместительства (временного перевода) либо совмещения, правильным будет указание фактически занимаемой им должности наряду с употреблением сокращения «И.о»:

И.о. директора –
главный инженер        Подпись        А.В. Петровский

Если на должность временно отсутствующего директора сотрудник назначен по срочному трудовому договору (в т.ч. в порядке перевода), при подписании документов необходимо указывать занимаемую им должность директора:

Директор общества        Подпись        В.М. Литвинчук

Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).

Источник: https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/pyat-variantov-oformleniya-ispolnyayushc
Служба поддержки +375 (17) 374-61-00
Воспроизведение материалов портала SPOK.BY без письменного согласия OOO "АГЕНТСТВО ВЛАДИМИРА ГРЕВЦОВА" запрещено.