Создание запросов и отчетов в многотабличной базе данных

СОЗДАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ЗАПРОСОВ И ОТЧЕТОВ В МНОГОТАБЛИЧНОЙ БАЗЕ ДАННЫХ

Федотова Галина Владимировна,

преподаватель информатики и информационных технологий,

МИРЭА Колледж приборостроения и информационных технологий

[email protected]

ЗАПРОСЫ

Запрос позволяет выбирать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, производить вычисления и получать результат в виде виртуальной таблицы . Полученная таблица может быть использована в качестве источника данных в формах, отчетах и других запросах.

Через запрос можно производить обновление данных в таблицах , добавление и удаление записей .

ТИПЫ ЗАПРОСОВ

• Запросы на выборку
• Перекрестные запросы
• Запросы на изменение

• создание новой таблицы;
• добавление новых записей в таблицу;
• удаление отобранных записей из таблицы;
• изменение значений каких-либо полей в отобранных записях таблицы

• Запросы с параметрами

СПОСОБЫ СОЗДАНИЯ ЗАПРОСОВ

• Мастер запросов
• Конструктор запросов

РЕЖИМЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ЗАПРОСОВ

• Окно QBE – конструктор запроса

РЕЖИМЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ЗАПРОСОВ

• Страница SQL – текст запроса на языке структурированных запросов SQL

РЕЖИМЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ЗАПРОСОВ

• Режим таблицы – предварительный просмотр результатов запроса

РЕЖИМЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ЗАПРОСОВ

• Сводная таблица – просмотр результатов запроса в виде сводной таблицы, что позволяет более просто осуществить анализ данных , полученных из сложных запросов
• Сводная диаграмма – более простая, чем сводная таблица, удобная для анализа форма представления результатов сложных запросов.

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА С ПОМОЩЬЮ КОНСТРУКТОРА

Команды: Создание – Конструктор запросов (на вкладке Запросы)

1. Добавление таблиц.

2. Выбор типа запроса

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЗАПРОСА НА ВЫБОРКУ

1 этап. Выбор полей (в запрос не следует включать все поля из всех выбранных таблиц)

2 этап. Установка условий отбора записей (в запросе определяются условия, которым должны удовлетворять отбираемые записи)

3 этап. Упорядочение выходных записей (сортировка)

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЗАПРОСА НА ВЫБОРКУ

Какие клиенты заказали в текущем году “Corolla Сombi” антрацитового цвета?

ВЫПОЛНЕНИЕ И СОХРАНЕНИЕ ЗАПРОСА

1. Кнопка Выполнить на вкладке Результаты

2. На вкладке Режимы выбрать Режим таблицы

РЕДАКТИРОВАНИЕ ЗАПРОСА

Если возникает необходимость внести в проект запроса изменения, необходимо войти в режим Конструктора

ПРИМЕРЫ ЗАПРОСОВ НА ВЫБОРКУ

• Выбрать ФИО всех клиентов, которые проживают на Почтовой улице и вывести названия моделей, которые они заказали.

ПРИМЕРЫ ЗАПРОСОВ НА ВЫБОРКУ

• Выбрать ФИО всех клиентов, которые проживают на Почтовой улице и вывести названия моделей, которые они заказали.

ПРИМЕРЫ ЗАПРОСОВ НА ВЫБОРКУ

• Выбрать ФИО всех клиентов, которые проживают на Почтовой улице и вывести названия моделей, которые они заказали.

ПРИМЕРЫ ЗАПРОСОВ НА ВЫБОРКУ

• Выбрать ФИО всех клиентов, которые сделали заказ весной и вывести названия моделей, которые они заказали. Отсортировать записи в алфавитном порядке (ФИО)

ПРИМЕРЫ ЗАПРОСОВ НА ВЫБОРКУ

• Выбрать ФИО всех клиентов, которые сделали заказ весной и вывести названия моделей, которые они заказали. Отсортировать записи в алфавитном порядке (ФИО)

ПРИМЕРЫ ЗАПРОСОВ НА ВЫБОРКУ

• Выбрать ФИО всех клиентов, которые сделали заказ весной и вывести названия моделей, которые они заказали. Отсортировать записи в алфавитном порядке (ФИО)

ПРИМЕРЫ ЗАПРОСОВ НА ВЫБОРКУ

• Выбрать ФИО всех клиентов, которые выбрали модели с 2 дверями, вывести названия моделей. Отсортировать записи в алфавитном порядке (ФИО)

ПРИМЕРЫ ЗАПРОСОВ НА ВЫБОРКУ

• Выбрать ФИО всех клиентов, которые выбрали модели с 2 дверями, вывести названия моделей. Отсортировать записи в алфавитном порядке (ФИО)

ПРИМЕРЫ ЗАПРОСОВ НА ВЫБОРКУ

• Выбрать ФИО всех клиентов, которые выбрали модели с 2 дверями, вывести названия моделей. Отсортировать записи в алфавитном порядке (ФИО)

ПРИМЕРЫ ЗАПРОСОВ НА ВЫБОРКУ

• Выбрать ФИО всех клиентов, чьи фамилии начинаются с буквы А или Б, вывести названия моделей, которые они выбрали. Выполнить сортировку в алфавитном порядке по полю Модели.

ПРИМЕРЫ ЗАПРОСОВ НА ВЫБОРКУ

• Выбрать ФИО всех клиентов, чьи фамилии начинаются с буквы А или Б, вывести названия моделей, которые они выбрали. Выполнить сортировку в алфавитном порядке по полю Модели.

ПРИМЕРЫ ЗАПРОСОВ НА ВЫБОРКУ

• Выбрать ФИО всех клиентов, чьи фамилии начинаются с буквы А или Б, вывести названия моделей, которые они выбрали. Выполнить сортировку в алфавитном порядке по полю Модели.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

• группирование записей;
• вычисления по вертикали.

Пример: Определить сколько моделей автомобилей имеют автоматическую коробку передач и сколько – ручную.

ЗАПРОСЫ НА ИЗМЕНЕНИЕ

• запросы на создание таблицы (результат – не запрос, а таблица) ;
• запросы на добавление (добавление записей в таблицу) ;
• запросы на удаление (удаление записей из таблицы-источника) ;
• запросы на обновление (замена значений в каких-либо записях на другие) .

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЗАПРОСА НА СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ

Команды: Создание – Конструктор

Выбор типа запроса

Задать имя таблицы

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЗАПРОСА НА СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ

Добавляем таблицы Клиенты и Модели

Из таблицы Клиенты выбираем поля:

Номер договора

ФИО

Дата заказа

Из таблицы Модели выбираем поля:

Название модели

Заводская цена

Транспортные издержки

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЗАПРОСА НА СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ

Добавляем вычисляемое поле:

Цена: [Заводская цена]+[Транспортные издержки]

Выполнить запрос

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЗАПРОСА НА СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ

Таблица Продажа с добавленным вычисляемым полем Цена

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ЗАПРОСОМ НА ДОБАВЛЕНИЕ ЗАПИСЕЙ В ТАБЛИЦУ

Команды: Создание – Конструктор

Выбор типа запроса

Задать имя таблицы

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ЗАПРОСОМ НА ОБНОВЛЕНИЕ ЗАПИСЕЙ В ТАБЛИЦЕ

Команды: Создание – Конструктор

Выбрать таблицы, поля которых будут корректироваться.

Выбор типа запроса

В бланк запроса включаются те поля, значения которых будут корректироваться, а также, если используется условие отбора, то и поля, участвующие в нем.

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ЗАПРОСОМ НА УДАЛЕНИЕ ЗАПИСЕЙ ИЗ ТАБЛИЦЫ

Команды: Создание – Конструктор

Выбор типа запроса

В строке Поле выбрать имя таблицы МОДЕЛИ* (в раскрывающемся списке)

В поле Цвет задать условие «черный»

После выполнения запроса, записи будут удалены из таблицы!

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА С ПАРАМЕТРАМИ

Если приходится часто выполнять однотипный запрос на выборку, изменяя при этом значение какого-либо атрибута в условии отбора, то можно использовать запрос с параметрами.

Для каждого поля, которое предполагается использовать как параметр, в конструкторе запросов надо ввести в ячейку строки «Условие отбора» текст приглашения, заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса.

Текст подсказки должен отличаться от имени поля, но может включать его.

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА С ПАРАМЕТРАМИ

Вывести ФИО клиента, название модели и мощность двигателя, тип коробки передач задать как параметр.

Команды: Создание – Конструктор

Тип запроса – на выборку

В поле Коробка передач в квадратных скобка записать подсказку – Какая коробка передач (автоматика/ручная)

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА С ПАРАМЕТРАМИ

Если приходится часто выполнять однотипный запрос на выборку, изменяя при этом значение какого-либо атрибута в условии отбора, то можно использовать запрос с параметрами.

Для каждого поля, которое предполагается использовать как параметр, в конструкторе запросов надо ввести в ячейку строки «Условие отбора» текст приглашения, заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса.

Текст подсказки должен отличаться от имени поля, но может включать его.

ОТЧЕТЫ

Отчет – объект базы данных, предназначенный для описания и вывода на печать документов, созданных на основе таблиц, форм и запросов.

Отчеты позволяют:

• проводить группировку данных;
• вычислять многоуровневые промежуточные и общие итоги по отдельным полям;
• вводить в отчеты вычисляемые поля;
• включать в отчеты данные из разных источников;
• включать в отчеты данные, отобранные по заданным критериям;
• использовать различные формы представления информации;
• качественно оформлять выводимые данные.

СПОСОБЫ СОЗДАНИЯ ОТЧЕТОВ

• Автоотчет – создается на основе одного объекта БД (таблицы или запроса)

• Мастер отчетов – может использовать несколько объектов БД, позволяет группировать данные.

• Конструктор – дает больше возможностей пользователю для творчества.

При создании отчета любым способом необходимо выбрать источник/источники данных.

СОЗДАНИЕ АВТООТЧЕТА

• Выбрать источник данных – таблицу или запрос.
• Перейти на вкладку Создание - Отчеты
• Выбрать пиктограмму создания автоотчета
• Сохранить отчет

ПРИМЕР СОЗДАНИЯ ОТЧЕТА С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА

• Перейти на вкладку Создание - Отчеты
• Выбрать пиктограмму Мастер отчетов
• Выбрать источник данных (таблица КЛИЕНТЫ )
• Поля Код модели , ФИО и Дата заказа переместить из окна Доступные поля в окно Выбранные поля

ПРИМЕР СОЗДАНИЯ ОТЧЕТА С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА

• Добавить уровни группировки по полю Код модели

ПРИМЕР СОЗДАНИЯ ОТЧЕТА С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА

• Добавить сортировку по полю ФИО (возрастание)

ПРИМЕР СОЗДАНИЯ ОТЧЕТА С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА

• Выбрать вид макета – ступенчатый , ориентация – книжная и нажать Готово

Использование КОНСТРУКТОРА

Структура отчета:

• Заголовок отчета – выводится только в начале отчета
• Верхний колонтитул – выводится в верхней части каждой страницы отчета
• Область данных – содержит данные из таблиц и запросов
• Нижний колонтитул – выводится в нижней части каждой страницы отчета
• Примечание отчета – выводится только в конце всего отчета

Использование КОНСТРУКТОРА

• На вкладке Создание – Отчеты выбрать Конструктор отчетов
• С помощью контекстного меню добавить поля Заголовок/примечание в структуру отчета

Использование КОНСТРУКТОРА

• В поле Заголовок отчета вставить надпись Продажа автомобилей
• Выполнить шрифтовое оформление заголовка

Использование КОНСТРУКТОРА

• На вкладке Сервис выбрать пиктограмму Добавить поля
• Перетащить поочередно имена полей из таблицы Продажа в поле Область данных

Использование КОНСТРУКТОРА

• Просмотреть макет отчета, выбрав команду Режим макета в контекстном меню на имени отчета

• На макете можно корректировать расположение имен полей и данных

Использование КОНСТРУКТОРА

Результаты корректировки:

Использование КОНСТРУКТОРА

• Просмотреть макет отчета, выбрав команду Режим макета в контекстном меню на имени отчета

• На макете можно корректировать расположение имен полей и данных

Благодарю за внимание!