Положение о ведении личных дел

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ

«СТАХАНОВСКАЯ СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА I-II СТУПЕНЕЙ № 25»

ПОЛОЖЕНИЕ

О ВЕДЕНИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ УЧАЩИХСЯ

В ГБОУ ЛНР СОШ № 25 г. Стаханова

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся  школы и определяет порядок действий всех категорий работников школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.

2. Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников школы.

2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

ПРИ ПОСТУПЛЕНИИ В ШКОЛУ

1. Личные дела учащихся заводятся классным руководителем при поступлении ученика в 1 класс на основании личного заявления родителей.

Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:

• заявление родителей (или лиц их заменяющих) на имя директора;

• копия свидетельства о рождении;

• медицинская карта;

• справка с места жительства ребенка;

• согласие на обработку персональных данных.

1. Для поступления во 2-9-ые классы оформление личного дела осуществляется при предоставлении следующих документов:

• заявления родителей (или лиц их заменяющих) на имя директора школы;

• личного дело ученика;

• выписки текущих оценок по всем предметам, заверенной печатью школы (при переходе в течение учебного года);

• медицинской карты;

• справки с места жительства ребенка;

• согласие на обработку персональных данных.

1. Для учащихся, достигших возраста 16 лет, обязательным является предоставление копии паспорта.

2. Основанием для издания приказа «О зачислении» служит заявление родителей.

3. Личное дело учащихся ведется на всем протяжении учебы (с момента поступления его в школу и до ее окончания).

4. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.

5. В личное дело ученика заносятся обязательные документы:

• общие сведения об обучающемся;

• итоговые отметки успеваемости в классах, заверенные подписью классного руководителя и печатью школы;

• заявление родителей (законных представителей) о приеме в школу;

• копия свидетельства о рождении;

• справка с места жительства;

• заявление о согласии на обработку персональных данных;

• законные представители детей – сирот и детей, находящихся под опекой, дополнительно должны предоставить документы, удостоверяющие их полномочия в отношении данного ребенка.

• характеристика ребенка по окончании 1,4 и 9 классов.

В личном деле ребенка могут дополнительно находиться следующие документы: копии паспорта родителей, идентификационный код ребенка, медицинские справки о прохождении родителями флюорографического обследования, документы, имеющие отношение к организации внеурочной деятельности. Данные документы могут быть использованы в случае предоставления ребенку гуманитарной помощи, медицинских осмотров, участии ребенка в конкурсах, где предусмотрена подача вышеназванных документов.

1. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся с указанием соответствующей литеры (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).

• Фамилия, имя, отчество обучающегося на титульном листе вносится в родительном падеже (например, Иванова Ивана Ивановича).

• Наименование образовательного учреждения вносится строго в соответствии с Уставом ОУ (допускаются сокращения, предусмотренные Уставом).

• На левой стороне разворота личного дела обучающегося фамилия, имя, отчество ребенка вносятся в именительном падеже в точном соответствии со свидетельством о рождении.

• Дата рождения проставляется в формате: «в 2001 году в январе месяце 01 числа», с обязательным проставлением «0» перед однозначным числом даты. Написание наименования месяца в цифровом формате (арабскими или римскими цифрами) не допускается.

• Сведения о родителях (законных представителях) вносятся на основании данных, предоставленных ими. Сведения о родителях в свидетельстве о рождении не всегда совпадают с теми же сведениями на момент поступления ребенка в школу. Для того, чтобы убедиться в правильности написания фамилии, имени и отчества, а также, чтобы удостовериться в том, что данное лицо является законным представителем ребенка, руководитель ОУ или лицо, ответственное за заполнение личной карты обучающегося, может ознакомиться с документами, удостоверяющими личность.

• В графе «где воспитывался до поступления в 1 класс» возможны варианты: «в детском саду» и т.п., запись «в семье» возможна в том случае, когда ребенок не посещал учреждение коллективного пребывания детей.

• Домашний адрес указывается в соответствии с фактическим местом проживания ребенка.

• Для получения более полной информации, необходимой классному руководителю и администрации ОУ для заполнения другой школьной документации, родители могут заполнить анкету, которая может храниться в личном деле.

1. Личные дела учащихся хранятся в кабинете директора в строго отведённом месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке. В папке личных дел класса находится список учащихся с указанием фамилии, имени, отчества, даты рождения, номера личного дела, адреса и заверяется подписью классного руководителя. Список меняется ежегодно. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

2. При выбытии учащегося из школы личное дело выдаётся, на основании письменного заявления, родителям или лицам, их заменяющим, с отметкой об этом в алфавитной книге. По окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.

3. В случае, если ребенок выехал за пределы ЛНР в 2014-2016 годах, не забирая личное дело, а при возвращении предоставил личное дело учебного заведения, в котором обучался, в предоставленном личном деле делается запись о зачислении. Данное личное дело ведется до окончания обучающимся учебного заведения. Личное дело обучающегося, заведенное до 2014 года, прилагается к вновь заведенному личному делу.

4. В случае, если личное дело обучающегося было заведено до 2016 года (старого образца), в нем ставится отметка о зачислении обучающегося в ГБОУ СОШ № 25 г. Стаханова. Данное личное дело ведется до окончания обучающимся учебного заведения.

5. Контроль за состоянием личных дел осуществляется заместителем директора по УВР и директором.

Проверка личных дел учащихся осуществляется по плану внутришкольного контроля, не менее 2-х раз в год. В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно.

Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел учащихся.

1. За систематические грубые нарушения при работе с личными делами учащихся директор вправе объявить замечание или выговор, снять стимулирующие выплаты.

3. ПОРЯДОК РАБОТЫ КЛАССНЫХ РУКОВОДИТЕЛЕЙ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ УЧАЩИХСЯ

1. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.

2. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.

3. В личное дело ученика заносятся: общие сведения об ученике, итоговые отметки за каждый учебный год, заверенные подписью классного руководителя и печатью для документов.

4. В папку личных дел класса классный руководитель вкладывает список класса с указанием фамилии, имени, номера личных дел, домашний адрес. Список заверяется подписью классного руководителя. Список меняется ежегодно. Если ученик выбыл в течение учебного года, то делается отметка о выбытии, указывается номер приказа.

5. При исправлении оценки дается пояснение, ставится печать и подпись директора.

6. В графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков с отметкой по болезни или без уважительной причины.

7. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

8. В личное дело обучающегося вносится справка, если ему рекомендовано обучение по программе специальных (коррекционных) образовательных учреждений психолого-медико-педагогической комиссией.

4. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ УЧАЩИХСЯ

ПРИ ВЫБЫТИИ ИЗ ШКОЛЫ

1. Выдача личного дела родителям учащегося производится при наличии приказа «О выбытии».

2. При выдаче личного дела вносится запись в алфавитной книге о выбытии.

3. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период.

4. Личные дела, не затребованные родителями, передаются в архив школы, где хранятся в течение 3 лет со дня выбытия учащегося из школы.

5. ПОРЯДОК ВВЕДЕНИЯ, СРОК И ОТМЕНА ДЕЙСТВИЯ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Положение о ведении личных дел учащихся вступает в законную силу на правах локального акта после рассмотрения и принятия его педагогическим советом школы, с момента издания соответствующего приказа директора учреждения. Действие положения отменяется или приостанавливается в том же порядке.

2. В Положение могут быть внесены изменения и дополнения после их рассмотрения педагогическим советом школы и утверждения приказом по школе.

3. Срок действия данного Положения не ограничен.