Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников

ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ

МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

26 марта 2004 г. № 2

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ

И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь

от 12 августа 2002 г. № 1098 "О Комитете по архивам и

делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь" Комитет

по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики

Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке формирования,

ведения и хранения личных дел работников.

Председатель В.И.Адамушко

СОГЛАСОВАНО

Министр труда

и социальной защиты

Республики Беларусь

А.П.Морова

22.03.2004

УТВЕРЖДЕНО

Постановление

Комитета по архивам

и делопроизводству

при Совете Министров

Республики Беларусь

26.03.2004 № 2

ИНСТРУКЦИЯ

о порядке формирования, ведения и хранения личных дел

работников

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных

дел работников (далее - Инструкция) устанавливает порядок

формирования, ведения и хранения личных дел работников в

государственных органах, учреждениях, организациях Республики

Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не

распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных

дел учащихся учреждений образования.

2. Личное дело - это совокупность документов, содержащих

наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных

работников, государственных служащих, а также других работников в

случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

3. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел

осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

4. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается

на руководителя организации.

ГЛАВА 2

СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

5. Личное дело работника формируется после заключения трудового

договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения,

постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

6. При формировании личного дела документы включаются в него в

следующей последовательности:

внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к личному листку по учету кадров;

личный листок по учету кадров;

автобиография;

копии документов об образовании, повышении квалификации,

переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления)

о приеме на работу (назначении на должность).

7. При формировании личных дел отдельных категорий работников в

них дополнительно включаются следующие документы:

декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение

государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных

работников в случаях, предусмотренных законодательством);

обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции,

предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997

года "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией"

(Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г., № 24,

ст.460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных

функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в

случаях, предусмотренных законодательством);

контракт (государственных служащих);

справка-объективка;

анкета;

копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных

работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших

конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива

(для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность

руководителя организации;

договор о материальной ответственности (для материально

ответственных лиц);

направление на работу (службой занятости для молодых

специалистов после окончания государственных учебных заведений,

направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из

Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

8. В процессе ведения личного дела в него включаются документы,

характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные

качества работника:

характеристики и аттестационные листы;

списки научных трудов и изобретений;

заявления работника о переводе, увольнении, иные документы,

послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений)

о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении

классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

иные документы, предусмотренные законодательством Республики

Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав

личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в

хронологической последовательности.

9. В личное дело не включаются:

копии документов о предоставлении отпусков, наложении

дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения

работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной

платы;

другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет

включительно.

ГЛАВА 3

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ЛИЧНОГО ДЕЛА

10. После оформления личного дела на его документы составляется

внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1. Она

содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их

индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от

листов личного дела.

Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых

документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников

копиями отражаются во внутренней описи в графе "Примечание".

11. Личный листок по учету кадров оформляется по установленной

форме согласно приложению 2.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу

собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на

основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об

образовании и иных личных документов. Полнота и правильность

заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы

(специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей,

сделанных в личном листке, записям в документах.

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются

следующие требования:

на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны

исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер

"да", "нет";

не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного

ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.;

фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже.

Например: Сидорский Олег Николаевич;

в графе "Дата рождения" арабскими цифрами указываются число,

месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;

место рождения указывается в соответствии с

административно-территориальным делением на момент рождения.

Например: БССР, дер.Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;

в графе "Гражданство" указывается название страны (Республика

Беларусь, Российская Федерация и т.п.);

в графе "Образование" указывается: "общее среднее",

"профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее";

если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов

окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю

школу указывается, сколько классов окончил;

наименования высшего и среднего специального заведения пишутся

полностью;

в графе "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются

опубликованные научные труды с указанием выходных данных,

запатентованные изобретения либо делается запись: "Список научных

трудов (изобретений) прилагается";

в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности"

отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы,

связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же

организации занимал в разные периоды времени различные должности, то

указывается, с какого и по какое время он работал в каждой

должности;

в графе "Семейное положение" указываются данные на момент

заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)",

"разведен (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого перечисляются

все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия,

имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).

Например:

женат:

жена - Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,

сын - Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,

дочь - Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,

мать - Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;

в графе "Место жительства" указываются адрес прописки,

фактический адрес проживания и телефон.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка

принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с

указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по

учету кадров после его заполнения не вносятся.

12. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о

работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться

анкета.

Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям,

предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета

дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом

по кадрам).

13. В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются

данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после

заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к

личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 3.

14. Автобиография - документ, содержащий краткое изложение

основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом

порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме

на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие

сведения:

фамилия, имя, отчество;

дата и место рождения;

полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях

обучался);

трудовая деятельность;

профессия;

общественная работа, участие в выборных органах;

отношение к воинской службе и воинское звание;

наличие правительственных и других наград и поощрений;

сведения о семейном положении, совместно проживающих

родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

15. Копии документов об образовании, повышении квалификации и

переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в

личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.

16. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на

стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке.

В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление),

заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст,

подпись, дата составления.

17. Характеристика - официальный документ, содержащий сведения

о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она

оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке

в произвольной форме. В характеристике указываются:

название вида документа (характеристика);

имя, отчество, фамилия характеризуемого;

текст с указанием года рождения, образования, занимаемой

должности, структурного подразделения, стажа работы в данной

организации и в данной должности, деловых и моральных качеств,

оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств,

наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого

назначения характеристики.

Внешняя характеристика подписывается руководителем организации,

внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором

работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика

заверяется печатью нанимателя.

ГЛАВА 4

УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

18. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку,

оформляемую согласно приложению 4. На обложке личного дела

указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника

в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно

журналу (книге) учета личных дел.

Если фамилия работника после оформления личного дела

изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая

записывается над ней.

19. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других

дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.

20. Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и

обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета

личных дел согласно приложению 5.

При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и

сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому

работнику по акту приема-передачи дел.

21. Личные дела могут выдаваться во временное пользование

работникам организации либо сторонним организациям в порядке,

установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела

выдаются во временное пользование с разрешения руководителя

организации.

При выдаче личного дела во временное пользование запрещается

производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные

документы либо включать новые.

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное

пользование личных дел используется контрольная карточка, которая

заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно

приложению 6. Контрольная карточка помещается на место выданного

дела.

22. Руководитель организации приказом не реже одного раза в

пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных

дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по

учету кадров.

При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении

личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение

руководителю организации.

23. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив

организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в

опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются

по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных

дел уволенных работников.

24. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в

соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.



Приложение 1

к Инструкции

о порядке формирования,

ведения и хранения

личных дел работников

Форма

Внутренняя опись документов личного дела № ___

________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

---T----------T---------T---------T------T--------------T-----------

№ ¦Название и¦ Дата ¦ Индекс ¦Номера¦Дата включения¦

п/п¦заголовок ¦документа¦документа¦листов¦ документа в ¦ Примечание

¦документа ¦ ¦ ¦ дела ¦ личное дело ¦

---+----------+---------+---------+------+--------------+-----------

1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7

---+----------+---------+---------+------+--------------+-----------

Итого __________________________________________________ документов*

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи* ________________________________

(цифрами и прописью)

______________________________

*Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.

Приложение 2

к Инструкции

о порядке формирования,

ведения и хранения

личных дел работников

Форма

Личный листок по учету кадров

1. Фамилия ____________________________________________ ----------¬

Имя _______________ Отчество __________________________ ¦Место для¦

2. Пол ______ 3. Число, месяц и год рождения __________ ¦фото- ¦

4. Место рождения _____________________________________ ¦карточки ¦

5. Гражданство ________________________________________ L----------

6. Образование ________________________________________

---------------T---------T-----------T--------------T---------------

Наименование ¦ ¦ ¦Год окончания.¦ Какую

учебного ¦Факультет¦ Год ¦ Если не ¦ специальность

заведения и его¦ или ¦поступления¦окончил, то с ¦получил, номер

местонахождение¦отделение¦ ¦какого курса ¦ диплома или

¦ ¦ ¦ ушел ¦ удостоверения

---------------+---------+-----------+--------------+---------------

7. Какими языками владеете _________________________________________

(владеете свободно, читаете и можете

____________________________________________________________________

объясняться, читаете со словарем)

8. Ученая степень, ученое звание ___________________________________

9. Какие имеете научные труды и изобретения ________________________

____________________________________________________________________

10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу

в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу,

работу, учебу, стажировку за границей)

При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия

необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную

службу записывать с указанием должности.

------------------------------T---------------------T---------------

Число, месяц и год ¦Должность с указанием¦Местонахождение

-------------------T----------+ учреждения, ¦ учреждения,

приема (назначения,¦увольнения¦ организации, ¦ организации,

избрания), перевода¦ ¦ предприятия ¦ предприятия

-------------------+----------+---------------------+---------------

1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4

-------------------+----------+---------------------+---------------

11. Участие в выборных законодательных и представительных органах.

---------------T-------------T------------T-------------------------

Местонахождение¦ Название ¦ В качестве ¦ Число, месяц, год

выборного ¦ выборного ¦кого избран +------------T------------

органа ¦ органа ¦ ¦ избрания ¦ выбытия

---------------+-------------+------------+------------+------------

12. Участие в профессиональном союзе _______________________________

(членом какого профсоюза

____________________________________________________________________

состоите, с какого времени)

____________________________________________________________________

13. Какие имеете правительственные награды и почетные звания _______

____________________________________________________________________

(когда и кем награждены, присвоены)

14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _____________

____________________________________________________________________

Военно-учетная специальность по действительному названию ___________

____________________________________________________________________

15. Семейное положение _____________________________________________

(перечислить членов семьи с указанием

____________________________________________________________________

возраста)

16. Дополнительные сведения (указываются по согласованию

анкетируемого и нанимателя): _______________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

17. Место жительства: ______________________________________________

____________________________________________________________________

Телефон ____________________________________________________________

Паспорт: серия ________________ № __________________________________

Кем выдан __________________________________________________________

Дата выдачи ________________________________________________________

Личный номер _______________________________________________________

___________________ __________________

(дата заполнения) (личная подпись)

(Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих

изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и

т.п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его

личное дело)

Приложение 3

к Инструкции

о порядке формирования,

ведения и хранения

личных дел работников

Форма

Дополнение к личному листку по учету кадров

Фамилия _________________ Имя _______________ Отчество _____________

1. Данные о работе после заполнения личного листка

------------T-----------------------T-------------------------------

Должность (с¦ Число, месяц, год ¦ Распорядительный документ

указанием +------------T----------+-----------------T-------------

наименования¦ приема ¦ ¦ ¦

учреждения,¦(назначения,¦увольнения¦о приеме-переводе¦об увольнении

организации,¦ избрания),¦ ¦ ¦

предприятия)¦ перевода ¦ ¦ ¦

------------+------------+----------+-----------------+-------------

------------+ ¦ ¦ ¦

------------+------------+----------+-----------------+-------------

2. Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после

заполнения личного листка

(В данном разделе производятся отметки о следующих учетных

сведениях: награждение правительственными наградами, присвоение

ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование,

знание языков, участие в составе выборных законодательных и

представительных органов)

-------------------------------------------------------------------¬

¦2.1. Записи о награждении, присвоении званий (степеней) ¦

+---------------------T---------------------T----------------------+

¦ ¦ Наименование ¦ Основание записи ¦

¦ Число, месяц, год ¦ правительственной ¦ ¦

¦ награждения, ¦ награды, присвоения ¦ ¦

¦ присвоения ¦ ученого, воинского, ¦ ¦

¦ ¦ почетного звания ¦ ¦

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

¦2.2. Сведения о повышении квалификации, аттестации ¦

+---------------------T---------------------T----------------------+

¦ Число, месяц, год ¦ Решение комиссии ¦ Основание записи ¦

¦ ¦ (квалификационной, ¦ ¦

¦ ¦ аттестационной) ¦ ¦

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

¦2.3. Записи о присвоении классов ¦

+---------------------T---------------------T----------------------+

¦ Число, месяц, год ¦ Решение комиссии ¦ Основание записи ¦

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

¦2.4. Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике ¦

+---------------------T---------------------T----------------------+

¦ Число, месяц, год ¦ Характер изменения ¦ Основание записи ¦

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

+---------------------+---------------------+----------------------+

L---------------------+---------------------+-----------------------

----------------------T---------------------T----------------------¬

¦Личное дело проверено¦Личное дело проверено¦Личное дело проверено ¦

¦_________ ¦_________ ¦_________ ¦

¦ (дата) ¦ (дата) ¦ (дата) ¦

¦_________ ¦_________ ¦_________ ¦

¦(подпись) ¦(подпись) ¦(подпись) ¦

L---------------------+---------------------+-----------------------

Приложение 4

к Инструкции

о порядке формирования,

ведения и хранения

личных дел работников

Форма

_________________________________________

(наименование вышестоящей организации

_______________________________________________________

наименование организации (структурного подразделения)

Личное дело № ___

__________________________

(фамилия, имя, отчество)

Начато _______________

Окончено _____________

На ______ листах.

Хранить ____________

Приложение 5

к Инструкции

о порядке формирования,

ведения и хранения

личных дел работников

Форма

ЖУРНАЛ (КНИГА)

учета личных дел

------------T-------------------T---------------T-------------------

Номер ¦ Фамилия, имя, ¦Дата постановки¦ Отметка о снятии

личного дела¦ отчество работника¦ на учет ¦ с учета

------------+-------------------+---------------+-------------------

1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4

------------+-------------------+---------------+-------------------

Приложение 6

к Инструкции

о порядке формирования,

ведения и хранения

личных дел работников

Форма

Контрольная карточка

Личное дело № _________________________

Фамилия _______________________________

Имя ___________________________________

Отчество ______________________________

Отметка о выдаче личного дела

------------T------------T-------------T--------------T-------------

Дата выдачи¦ Кому выдано¦ Расписка в ¦Номер телефона¦Дата возврата

¦ ¦ получении ¦ ¦

------------+------------+-------------+--------------+-------------

1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5

------------+------------+-------------+--------------+-------------



Эксперт (c), ExpertCentre, т. (017) 289-12-91, (017) 210-44-66, www.expertcentre.com.by

0/28Страница 0/28