Что такое управление проектами: как осуществляется и что в себя включает?
Проект — это мероприятие (или процесс) с четко обозначенными сроками, цель которого — создать уникальный продукт или получить некие инновационные результаты. В бизнесе целью проекта зачастую называют решение конкретных задач. Соответственно, управление проектами (или, как принято это называть, Project Management) — это конкретная деятельность, цель которой — реализовать все поставленные проектом задачи. Для этого прикладывается максимальное количество усилий, знаний, опыта, методик и инструментария.
Сами по себе проекты — неотъемлемая часть из реальной жизни любой организации. В каждой компании есть своя стратегия развития и порождаемые ею цели, которые и формируются в отдельные проекты. Важно понимать, чем они отличаются от повседневных действий в организации. Во-первых, тем, что у каждого проекта есть своя уникальная цель и временные ограничения на ее достижение. В повседневных действиях цель повторяющаяся, дедлайны также. Во-вторых, проект имеет свойство завершаться, достигнув заданной цели. Повседневные же действия имеют нескончаемый характер и их цель — поддержание нормального движения бизнеса.
Управление проектами (или проектный менеджмент) как раз и помогает быстро и эффективно достигать заданных целей. Кроме того, в процессе этого формируется целая система комплексов, которые могут быть задействованы для общих целей компании, и разрабатывается схема грамотного распределения ресурсов.
На данный момент управление проектами — эта целая наука, которая обросла сводами знаний, правил и стандартов.
Что включает в себя управление проектами.
В сложную на первый взгляд систему управления проектами входит ряд последовательных действий:
определение и формирование требований к проекту;
постановка максимально четких и понятных целей;
установка и реализация коммуникации между задействованными в проекте сторонами;
уравновешивание проектных ограничений: в частности бюджета, ресурсов, рисков, дедлайнов, качества;
общение с командой, учет их потребностей/пожеланий/ожиданий и коррекция существующих планов в соответствии с полученным материалом.
Все эти действия сегментируются на отдельные этапы: инициация проекта, планирование, исполнение и контроль, завершение. Именно тщательное планирование, организация задач и проектных составляющих, обеспечение необходимыми ресурсами и контроль действенности выбранной стратегии — это и есть то главное, что входит в управление проектами с перспективой достижения поставленной цели. Давайте разбираться немного подробнее.
Инициация (то есть старт проекта) представляет собой некое знакомство с проектом. Определяется его суть и цели, формируется подходящая под него команда.
Планирование — наиболее важная часть в управлении проектом. Как утверждается в классической методологии по РМВОК, это должно занять примерно 50% всего времени в процессе реализации проекта. Сложность в том, что во время этого этапа тщательно прописываются все действия, которые должна осуществить команда для достижения заданной цели. Для этого проект изначально разделяется на части и набор мелких задач. Создается некий «график работ», в котором прописываются дедлайны для каждой из задач. Также прорабатывается список необходимых ресурсов. При этом планирование включает в себя периодическое корректирование, ведь в процессе работы постоянно появляются новые нюансы и подзадачи, становятся явными некие «подводные камни» проекта;
Исполнение и контроль. Этот этап следует чередовать с предыдущим. В идеальной системе управления проектом все выглядит так: поставили задачу, сделали ее, проконтролировали, внесли в план необходимые корректировки, поставили следующую задачу и так далее. На этапе исполнения обычно в ход идут некие инструменты для облегчения течения процессов: делегирование, тайм-менеджмент, матрица Эйзенхауэра и вычеркивание дел. По поводу каждого из методов есть масса учебных пособий, а о тайм-менеджменте мы писали ранее в нашем блоге.
Завершение проекта. На этом этапе делается контрольная проверка выполненной работы и обязательно сохраняются исходные данные, задействованные инструкции и регламенты. Это нужно для того, чтобы даже новый человек в команде смог разобраться, что и как делали до него.
Существует достаточно большое количество методов, как осуществляется управление проектами. Кроме классического, который мы как раз и описали выше, используется Agil — когда один большой проект делится на массу мини-проектов с поэтапной реализацией; Scrum — разделение проекта на составные части; Lean — распределение проекта на мелкие пакеты работ; Kanban — вариант для проектов, не ограниченных по дедлайнам, ведь их можно ставить на паузу. У каждой из методик есть масса своих нюансов, достоинств и недостатков. Выбор подходящей системы зависит от специфики организации и команды, которая будет работать над конкретным проектом
Система управления проектами: что это и зачем она нужна
При реализации каждой из методик управления проектами обычно не обойтись без определенного комплекса технологического и организационного инструментария. То есть, без системы управления проектами. В общем понимании это некая совокупность методов, которые могут влиять на объект управления с целью реализации всех поставленных задач. Но чаще всего это понятие используется в более узком смысле — в качестве обозначения конкретной программы.
Битрикс24;
Мегаплан;
Wrike;
Basecamp;
Trello
Все они преследуют 3 основные цели: сделать сотрудников более эффективными, сделать сам процесс проектного менеджмента более продуктивным и эффективным, сделать управление проектным профилем компании более удобным и прозрачным для взгляда со стороны.
Системы управления проектами уместны в том случае, когда сами проекты более или менее одного плана. Они позволяют формировать единую картину профиля проекта, отслеживать этапы его выполнения на разных уровнях, контролировать бюджет и дедлайны.
Системы управления проектами — это некий инструмент в руках руководителя и команды, позволяющий делать всю деятельности компании максимально прозрачной. Каждый может увидеть временные и финансовые затраты на определенные проекты, свою нагрузку и нагрузку коллег.
В итоге использование таких систем и последующая за ними прозрачность работы позволяют легко определять причины перерасходов или ошибок, оптимизировать затраты и эффективно сокращать расходы (временные, финансовые и трудовые).
546
79 419 
