На что учитель бесполезно тратит своё время: организуем хранение файлов для простого и быстрого поиска

Иногда смотришь на монитор учителя, а там живого места нет: папки, ярлыки, файлы. Сама такой была. Было проще перепечатать протокол или список заново, чем отыскать его на диске. Потребовалось много-много лет, чтобы я задумалась над каталогизацией и системой хранения документов. Конечно, мне бесконечно далеко до идеала, но шестью работающими приёмами могу поделиться.

Основное правило, конечно, сводится к поддержанию порядка. Никакие чудесные методики не сработают, если человек по полгода не разбирается в своих документах.

1. Завести папку для временного хранения файлов.

У меня она называется или «Хламом», или «Временным» и собирает все документы с рабочего стола. Во время работы удобно всегда иметь под рукой материалы для работы, поэтому автоматически сохраняешь всё на рабочий стол. А удалять потом жалко, потому что может пригодиться.

2. Проводить уборку в папке для временного хранения файлов.

Раз в неделю я навожу порядок: удаляю ненужное, переименовываю и отправляю в «правильные» папки нужные файлы. Такую уборку можно проводить чаще или реже.

3. Создать удобную для себя систему папок для хранения.

Расскажу, как это выглядело у меня. Когда работала в школе, каждый год создавала новую папку. Например, «2017-2018».

Внутри были следующие папки: «Классное руководство», «Материалы к урокам», «Олимпиады, конкурсы, проекты», «Конспекты уроков» и др.

Внутри каждой могли быть ещё. Кажется, что это неудобно, но я всегда знала, в каком месте хранится нужный мне документ и сохраняла его туда, если позволяло время.

4. Всегда подробно прописывать название.

У каждого из нас есть 30 одинаковых документов «Список», «Протокол» и «Приказ» или коллекция из файлов с набором символов вместо названия. Я приняла решение тратить лишние секунды на название, а не на просмотр всех документов в поисках нужного.

5. Использовать нумерацию в серии документов.

Например, конспекты уроков можно называть следующим образом:

20200901 Роль языка…

20200902 Язык и речь…

«2020» – это год. «09» – это месяц. «01» – это день.

Именно так я поступаю, когда готовлю материал к прямым эфирам. Намного проще ориентироваться в файлах.

6. Пользоваться облачными хранилищами.

Пять версий одного и того же документа выводят меня из себя. Уже давно отказалась от переносных носителей. Просто синхронизирую телефон, домашний и школьный компьютер, чтобы работать с документами в любом месте и в любое время, не опасаясь забыть что-то дома или на работе.

@ Александра Суднева