Как сократить «бумажную» работу учителя и сэкономить время? Девять советов учителю по организации своей работы

Работа учителя похожа на айсберг. Со стороны видна лишь его верхушка — уроки в классе, а другая часть, связанная с планированием, подготовкой занятий, оформлением документов и сдачей отчетности частенько остается «под водой». Родители и ученики не догадываются, сколько времени и сил учитель тратит на подготовительную и бумажную работу, а вот самих учителей она, порой, способна довести до отчаяния.

Любой преподаватель может вспомнить случаи, когда ему приходилось жертвовать живым общением с учениками, а зачастую и личным временем во имя бумажной работы. Ситуация усугубляется с каждым годом: «сверху» требуют все новые отчеты, планы и формуляры, вводят новые стандарты обучения, а в сутках по-прежнему всего 24 часа.

Однако любому учителю под силу упростить и оптимизировать работу. Мы собрали несколько советов, призванных помочь вам сделать это.

Не храните информацию о том, что предстоит сделать, в своей памяти

Даже компьютер, выполняющий несколько задач одновременно, зависает. Человеческая память устроена по тому же принципу: если одновременно держать в голове несколько дел, то работоспособность снижается, а сам человек начинает нервничать и переживать — как бы что не забыть. Поэтому все, что предстоит сделать, записывайте на листочках или в специальных блокнотах — таким образом, вы сразу освобождаете свою память, а значит, она полностью свободна для решения текущих дел. К тому же, таким образом вы полностью спокойны, что ничего не забудете и все сделаете вовремя (это возможно, если вы будете точно уверены в том, что листочки никуда не пропадут). Поэтому организуйте специальное место хранения таких записей: одну папку — для долгосрочных «хочу» (может быть, когда-нибудь потом сделаете, идеи) и вторую — для оперативных задач.

Маленькая хитрость: записывайте задачи на листочек максимально понятно: не «Владик 21 сентября», а «Позвонить маме Владика Петрова 21 сентября по поводу пропуска физкультуры 19 сентября. Где записка о пропуске? Позвонить после 14-00 в любое время».

Забудьте о рукописных документах

Стоит перевести все документы, которые это позволяют, в электронный вид. На компьютере можно собрать электронные шаблоны для всех отчетов и планов, которые вы сдаете регулярно, а также хранить различные наработки для проведения уроков, демоверсии КИМов и т.д. Электронные документы проще создавать, вносить изменения и хранить. Они выглядят привлекательно и позволяют лучше систематизировать информацию.

Маленькая хитрость: сразу продумайте систему организации файлов на компьютере. Вы можете завести папки с дидактическими материалами по классам — в дальнейшем, при подготовке учебного плана в начале года, вам будет гораздо легче, так как все упражнения и методички будут в одном месте.

Не называйте папки и файлы «Документ 1», «Для отчета» и т.п. — давайте такие названия папкам и документам, чтобы и через годы понять, что именно хранится в них.

Делайте резервные копии документов

Иногда что-то происходит с компьютером, и все, что нажито непосильным трудом, все пропало: удалось, исчезло, перестало открываться. Во-первых, постарайтесь избежать возникновения таких ситуаций, во-вторых, имейте копии всех документов.

Избежать пропажи файлов можно, храня их не на рабочем столе и Моих документах на диске C, а на диске D, потому что когда происходит переустановка операционной системы Windows, то все, что было на диске C, стирается, а то, что на диске D — сохраняется. Попросите вашего специалиста по компьютеру разбить диск на части (это можно сделать в любое время после установки системы), а при переустановке операционной системы обязательно попросите сохранить все ваши документы — для этого нужно просто знать, где они лежат.

Для создания копий документов, используйте, например, Яндекс.Диск и функцию синхронизации. Таким образом отдельные документы будут храниться и на вашем компьютере, и в интернете в вашем аккаунте. К документам на Яндекс.Диске вы сможете обращаться с любого компьютера, подключенного к интернету, не нужно будет носить файлы туда-сюда на флешке.

Обзаведитесь МФУ

Само собой, без принтера или МФУ электронный документооборот теряет смысл, ведь школьной администрации нужны «живые» бумаги, а ученикам не обойтись без постоянного потока раздаточных материалов. МФУ для учителя не обязательно должен иметь много функций, а вот простота, надежность, компактность и удобство в обращении обязательны.

Маленькая хитрость: вам обязательно пригодится еще одна полезная функция принтера или МФУ — режим экономии тонера, который можно включить в настройках. Он чуть снижает контрастность изображения на бумаге, но на практике это не сильно заметно. А вот срок службы картриджа будет значительно продлен — до двух раз! В режиме экономии тонера делать раздаточный материал для класса можно хоть к каждому уроку. Таким образом, МФУ не только сэкономит время учителя, но и поможет всему классу в усвоении материала!

Активнее пользуйтесь интернетом при подготовке к урокам

В интернете можно найти огромное количество самых разных материалов для ваших уроков. Готовые схемы, графики, раздаточный материал — все это способно здорово сэкономить время на подготовку к уроку. Найденные заготовки можно тут же распечатать — для себя или для всего класса, особенно если речь идет об упражнениях для самостоятельной работы. Чтобы было проще найти графические материалы, используйте специализированный поиск Яндекс или Google по картинкам. С ним вам будет легче найти нужные иллюстрации, а не только текстовые материалы.

Автоматизируйте все, что можно

Многие регионы внедрили электронные журналы и дневники. Для ряда учреждений уже стала нормой возможность загрузить заранее составленное КТП, из которой будут автоматически проставляться темы уроков. Так как форма, структура и порядок утверждения КТП и РП определяются локальными актами образовательной организации, согласовывать их тоже гораздо удобнее в электронном виде.

Маленькая хитрость: обратите внимание, насколько автоматизирован переход учащихся в следующий класс. В настоящее время существует достаточно много программных решений, позволяющих минимизировать рутинную часть этого процесса. Заинтересуйте в их внедрении руководство образовательного учреждения. К примеру, ознакомьтесь с возможностями системы «Директор».

Научитесь работать в электронных таблицах (например, в Excel), чтобы быстро создавать любые отчеты, которые в дальнейшем вы сможете использовать многократно, просто внеся новые данные в таблицу.

Заполняйте электронный журнал во время урока

Да, мы понимаем, что не везде есть необходимое оборудование. Но если в вашем кабинете есть компьютер — не откладывайте на потом. С современными недорогими тарифами на мобильный интернет вы можете сами настроить доступ к данным в любом классе, достаточно запустить свой телефон в режиме модема и подключить его к компьютеру. Да, с одной стороны это дополнительная нагрузка на вас, но в итоге именно вы останетесь выигрыше, сэкономив время вечером.

Маленькая хитрость: научитесь определять проценты уровня обученности, качества знаний, пропуски уроков и т.п. в электронном журнале, это поможет сэкономить время и силы. Запомните, где хранятся эти данные, они пригодятся вам при составлении отчетных документов. Всю необходимую для этого информацию вы найдете по поисковому запросу «мониторинг качества образования».

Используйте программы для составления расписания

Возможно, в вашей школе до сих пор составляют расписание по старинке вооружившись схемами нагрузки учителей. Результат, надо сказать, редко оправдывает ожидания. А ведь можно было воспользоваться специальными программами, например, «Ректором», который на порядок сокращает трудозатраты на составление расписания. При этом вы получите сразу два взаимосвязанных расписания — общешкольное и расписание учителей.

Маленькая хитрость: при выборе программы для составления расписания рекомендуем убедиться, что она умеет учитывать при работе все необходимые требования СанПиН. К таковым относятся, например, «Школа Мини», уже упоминавшийся выше «Ректор», «Экспресс-расписание Школа» и другие.

Обратите внимание, что у учителя не может быть более двух окон подряд — такое допускается только с письменного согласия. Администрация обязана составить расписание без длинных окон.

Освойте тайм-менеджмент

По тайм-менеджменту издано огромное количество книг, эта тема бесконечна. Как в любой «науке», здесь тоже есть свои технологии. Во-первых, научитесь говорить «нет». Во-вторых, попробуйте несколько дней записывать все-все, что вы делали в течение дня, так вы сможете определить пожирателей времени. В-третьих, за самые тяжелые и неприятные дела беритесь с утра, не откладывайте на вечер. У нас на сайте есть подробная статья про тайм-менеджмент для учителей.

Маленькая хитрость: если какое-то дело можно сделать за две минуты, сделайте его немедленно. Если оно требует больше времени на исполнение — запланируйте под него время в календаре или напишите себе записку.

Пользуясь этими нехитрыми советами, вы сможете экономить как минимум несколько часов в неделю. Если же у вас есть свои секреты оптимизации рабочих процессов, делитесь ими в комментариях и на форуме. Мы уверены, что многие перегруженные преподаватели будут вам за это благодарны.

Не выполняйте работу, которой нет в ваших должностных обязанностях

Учитель, как и любой наемный рабочий, выполняет работу не по требованию или просьбе директора или завуча, а по указу, и делать он должен то, что указано в трудовых обязанностях. Если вам хотят вменить в обязанности что-то, с чем вы не согласны, отвечайте: "Хорошо. Оформите, пожалуйста, приказ". Если директор знает, что заведомо требует от вас выполнения работы незаконно, то такого приказа не будет. А значит, вы ничего не должны. А если такой приказ сделают, с подписью директора, то снимите копию приказа и направьте в государственную инспекцию труда. Им все равно, кто директор, они не связаны с министерством образования, а работают для защиты прав трудящихся.

Маленькая хитрость: государственная инспекция труда (ГИТ) есть в каждом регионе, в ее обязанности входит не только обрабатывать жалобы, но и бесплатно консультировать работников — устно, письменно, через интернет. Если у вас возникает вопрос по работе, просто обратитесь в ГИТ для получения консультации. Ежемесячно ГИТ дает тысячи консультаций по вопросам работающих граждан, почему бы и вам не обращаться туда время от времени.

И научитесь отдыхать и снимать усталость после работы