Учебная практика по теме: Организация информационно-документационного обслуживания. Основные сведения из истории делопроизводства и секретарской службы. Документ. Схема организации работы с документами предприятия.

25.10. – 15.11.2022 г.

ПЛАН УРОКА УЧЕБНОЙ ПРАКТИКИ (УП.01)

Тема занятия: Организация информационно-документационного обслуживания. Основные сведения из истории делопроизводства и секретарской службы. Документ. Схема организации работы с документами предприятия. Форма организации делопроизводства. Документационное и бездокументационное обслуживание руководителя.

ЗАКОНСПЕКТИРОВАТЬ:

1. ТРЕБОВАНИЯ К ИНФОРМАЦИИ

ИНФОРМАЦИЯ - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информация в каждой области человеческой деятельности имеет свою специфику и подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и т. д.

В органах власти и управления, в учреждениях, организациях, на предприятиях (независимо от формы их собственности) обязательно используется информация, которая создается для управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляются ряд требований: полнота, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

Информация должна быть своевременной и достаточной для принятия наилучшего решения. Получение информации с опозданием лишает возможности специалистов управленческого аппарата повлиять на сложившуюся ситуацию. Это может привести к финансовым потерям организации (фирмы). В настоящее время в мире объемы информации удваиваются каждые три года. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняются экономическая ситуация и законодательство, организации (фирмы) выживают только в том случае, если они своевременно получают информацию, которая давно стала товаром.

Носителем информации выступает документ.

2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Составной частью управления является делопроизводство. Работники сферы управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами.

Поэтому необходимо с самого начала деятельности предприятия, организовать делопроизводство так, чтобы это была не традиционная канцелярия, а современный офис, в основы функционирования которого положены следующие принципы:

1. оперативность (быстрая и четкая работа с документами);

2. современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, ксероксы, средства малой оргтехники);

3. целесообразность всех делопроизводственных операций (оправдана конечной целью);

4. умелое сочетание документационного обеспечения управления с без документационным.

На предприятии должен быть установлен единый порядок по составлению документов и работе с ними.

Этот порядок может быть закреплен инструкцией по делопроизводству или доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей.

С учетом рекомендаций ГОСТ 6.30-2003 можно составить альбом образцов документов, наиболее часто встречающихся в практической деятельности предприятия, по которому бы работали все сотрудники организации.

3. ДОКУМЕНТ

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.

Документ является носителем информации.

Документ - это текст или изображение, имеющее информационное значение.

Каждый документ должен оцениваться, прежде всего, по информации, которую он содержит. Федеральный закон «Об информации и защите информации» определяет, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов».

В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, полученные по телефаксу и т. д.

Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными документами (ОРД).

Можно выделить следующие группы ОРД:

- организационные (уставы, учредительные договоры);

- распорядительные (приказы, распоряжения, решения);

- справочно-информационные (письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы).

4. СХЕМА ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Степень совершенства технологической схемы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

5. ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

В практике работы предприятий и учреждений сложились три основные формы организации работы с документами:

- централизованная;

- децентрализованная;

- смешанная.

ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ - применяется в учреждениях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении, например канцелярии (в общем отделе).

ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ - все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения, как правило, разобщенных территориально.

СМЕШАННАЯ (частично централизованная) - используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

При выборе формы организации работы с документами для конкретного предприятия или учреждения надо учитывать следующие факторы:

- объем документооборота;

- характер работы предприятия и его территориальное размещение;

- структуру предприятия;

- квалификацию руководителей, специалистов и технических исполнителей;

- техническое оснащение.

Для деления предприятий по объему документооборота можно использовать категорийность, предложенную ЕГСД:

- 1-я категория - предприятия с объемом документооборота свыше 100000 документов в год;

- 2-я категория - 25000-100000 документов в год;

- 3-я категория - 10000-25000 документов в год;

- 4-я категория - до 10000 документов в год.

6. ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления ими управленческих функций. На предприятиях регулируется действующим законодательством - «Конституцией России». Деятельность каждого учреждения организации или предприятия определяется положением о нем.

ПОЛОЖЕНИЕ - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятия, структурного подразделения. Создание государственной системы делопроизводства ЕГСД было вызвано потребностями совершенствования управленческого труда.

ЕГСД - представляет собой комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях.

ИНСТРУКЦИИ - нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении. Приступая к работе, секретарь должен с ними ознакомиться.

7. СПЕЦИАЛИСТЫ СЛУЖБ

Наименование должностей работников канцелярии учреждения устанавливаются в соответствии с Единой номенклатурой должностей служащих, разработанной НИИ труда.

Это:

- начальник канцелярии;

- начальник секретариата;

- зам. начальника канцелярии;

- помощник руководителя учреждения;

- секретарь коллегии;

- методист;

- заведующий архивом;

- заведующий экспедицией;

- редактор;

- корректор;

- инспектор;

- секретарь-стенографистка;

- делопроизводитель;

- машинистка;

- экспедитор;

- курьер.

По характеру выполняемых обязанностей должности в канцелярии подразделяются на руководящий состав, специалистов и технических исполнителей.

Численность работников служб документации учреждений определяется по утвержденным нормативам численности на основе типовых норм времени на работы с документами.

8. ДЕЛОВЫЕ И ЛИЧНЫЕ КАЧАСТВА СЕКРЕТАРЯ

Деловые и личные качества секретаря определяются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.

Знание правил приема посетителей и эффективное их применение на практике невозможно без наличия у секретаря:

ЛИЧНЫХ качеств:

- интеллигентность;

- тактичность;

- доброжелательность;

- трудолюбие;

- добросовестность;

- отзывчивость;

- скромность;

- аккуратность.

ДЕЛОВЫХ качеств:

- профессиональное мастерство;

- инициативность;

- организованность-ответственность;

- пунктуальность;

- осведомленность;

- дипломатичность;

- умение хранить служебную тайну;

- преданность работе.

9. ДОКУМЕНТНОЕ И БЕЗДОКУМЕНТНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ

Профессия секретаря требует от человека избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательных и технических операций.

В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т. п.

Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и без документному обслуживанию руководителя.

БЕЗДОКУМЕНТНОЕ:

- подготовка заседаний и совещаний;

- организация приема посетителей;

- телефонное обслуживание;

- подготовка командировок;

- планирование своей работы;

ДОКУМЕНТНОЕ:

- составление, оформление, редактирование документов;

- регистрация документов;

- контроль исполнения документов;

- подшивка документов в дела;

- передача дел в архив;

- стенографирование;

- и т. д.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА:

1. Набрать документы по образцу:

1. Каждый документ набрать отдельно.

2. Подписать документы по их наименовании

3. Создать папки, согласно конспекта распределить к какому типу относится документ.