Системы электронного документооборота

Лекция 6 Системы электронного документооборота

Документы предприятия можно разделить на две категории:

• документы для автоматизации учрежденческой деятельности ;
• критически важные документы .

Документы для автоматизации управленческой деятельности представляют собой электронную почту, замечания, письма, отчеты и общедоступные базы данных.

Критически важные документы предназначаются для решения внутренних (управление временем и ресурсами) или внешних (маркетинг и обслуживание покупателей) информационных задач.

Перечислим основные действия с документами, которые повсеместно выполняются на предприятии:

Создание документа : для каждого документа определена дата и время создания, автор, статус (черновик, рабочий (редактируемый), утвержденный (нередактируемый), и т.д.), гриф секретности (общего пользования, ограниченного использования, секретный, …)

Утверждение документа : после создания, документ требуется завизировать (что может привести к редактированию документа, и появлению нескольких версий одного и того же документа). Процесс утверждения документа зависит только от специфики документооборота предприятия, и может быть как строго формализован (тогда говорят, что для каждого документа есть свой маршрут утверждения), так и неформализован (тогда говорят, что используется открытый маршрут)

Использование документа : после того, как документ был отредактирован и утвержден, он поступает в архив, где доступен группе лиц (в зависимости от грифа секретности)

Управление документооборотом состоит в том, чтобы все обновления документов и их частей, которые выполняет пользователь, проходили процесс утверждения, и фиксировались.

Система электронного документооборота (ЭД, СЭД) - это комплекс программ, созданных для контролируемого создания и управления документами на предприятии в соответствии с правилами обработки документов, обусловленными бизнес процессами предприятия.

Отличительными свойствами СЭД являются:

• Ведение электронного архива документов
• Управление жизненным циклом информации
• Управление процессом создания, сбора, обработки и распространения корпоративной информации
• Наличие средств контроля исполнения поручений
• Управление содержимым корпоративных Web-ресурсов
• Интеграция с офисными приложениями и корпоративными информационными системами

Место системы электронного документооборота в корпоративной системе управления предприятием