Применение АБИС при инвентаризации фондов школьных библиотек и ИБЦ (проект)

МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ РФ

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РФ

ООО «Инфоурок»

Проект

Применение АБИС при инвентаризации фондов школьных библиотек и ИБЦ

по направлению подготовки

Библиотечно-библиографические и информационные знания в педагогическом процессе

слушателя

курса профессиональной переподготовки

Исмаиловой Эльмаз Энверовны

Сегодня мы находимся на начале нового этапа развития человеческой цивилизации, одной из главных черт которого является необычайно возросшая мощь информационных и коммуникационных технологий (называемых сегодня одним термином – информационно-коммуникационные технологии, ИКТ). Стремительно вырос и продолжает расти удельный вес отраслей, имеющих отношение к созданию, использованию и передаче информации. ИКТ стали подлинной движущей силой мирового экономического и технологического развития. Кроме того, информация стала реальным социальным ресурсом, способным помочь человеку адаптироваться к постоянным изменениям в жизни, выработать новые стереотипы поведения, соответствующие новым обстоятельствам. Появление новейших технологий, формирование глобальных информационных сетей и систем открыли не только технические, но и экономические возможности объединить информационные ресурсы человеческой цивилизации и обеспечить доступ к ним любому человеку. Эти процессы приводят к глубочайшим качественным переменам во всех сферах человеческой деятельности, а реализация названных возможностей становится одной из главных задач, стоящих перед библиотечно-информационным сообществом.

Более удобное обслуживание библиотек — это не только комфорт и эффективность для посетителей. Но также значительное уменьшение рутины для сотрудников, удобство обработки фондов с помощью современных инструментов. Достигнуть этого позволит автоматизация библиотек, в результате которой традиционные технологии соединяются с новейшими.

В последние десятилетия получили распространение Автоматизированные библиотечно-информационные системы (АБИС).

Автоматизированные библиотечные информационные системы (АБИС) – это системы планирования ресурсов предприятий для библиотеки, которые используются для отслеживания библиотечных фондов, от их заказа и приобретения до выдачи посетителям библиотек.

Накоплен опыт по внедрению инновационных методов. Каталоги стали электронными, данные систематизируются, книжный фонд подлежит автоматизированному учету. Удобно организован поиск в плане доступа и предоставления информации по заказам.

Автоматизация библиотечных процессов соответствует следующему перечню задач:

• Быстрота обслуживания посетителей.

• Эффективное управление фондами.

• Защита библиотек от хищений.

АБИС состоит из реляционной базы данных, программного обеспечения, которые взаимодействуют с базой данных, и двух графических пользовательских интерфейсов (один для читателей, второй для персонала).

Каждая конкретная библиотека ориентируется на свои финансовые возможности при выборе системы. Администрация может закупить оборудование или создать свою разработку. При этом всегда существуют первостепенные задачи и очередность решаемых проблем. Большинство библиотечных специалистов считают нужным начинать автоматизацию с создания электронного каталога. Но разработчики могут предложить учет читателей, систематизацию запросов.

Информатизация и автоматизация в АБИС могут быть объединены понятием «информационные технологии». Автоматизацией может быть названо развитие аппаратного и программного обеспечения на практике. Так, для предоставления посетителю библиотеки возможности ознакомления с новыми поступлениями в учреждении должен быть установлен компьютер. Но этим этапом система автоматизации библиотек не ограничивается. Возможно, сетевое соединение библиотек через интернет, что будет именно информатизацией.

Создание читательских мест, повышение комфорта сервиса, уменьшение объема ручной работы для библиотекарей систематизируется компьютерными системами. Во всех случаях автоматизация будет представлять собой часть информатизации. Она может быть представлена в виде:

• использования телекоммуникаций;

• работы онлайн в интернет;

• применения штрих-кодов для идентификации книг и читательских билетов;

• технологий для издания книг и издательств;

• баз текстов;

• цифровых библиотек электронных книг.

Все это может быть названо информатизацией, если добавить методики обучения для персонала и посетителей. В зависимости от того, какие внедряются технологии, будут уместны те или иные термины, описывающие процессы модернизации библиотечного дела.

Процессы в библиотеках, требующие автоматизации, может отразить следующий перечень.

1. Заказ литературы от издательств. Информация приходит с книжных выставок, по интернет и прайс-листам. Необходимо наличие конверторов, с помощью которых автоматизированная библиотека будет преобразовывать форматы из одного в другой. Это позволит оформить заказ по интернет в стандарте, независимом от того, что применяют издательства.

2. Обработка поступающих изданий. Каталогизаторы должны составить описание с указанием параметров: автор и название книги, издательство, число и размер страниц.

3. Формирование электронного каталога, включающего библиографию, описание изданий. Записанные на карточках экземпляры должны быть включены в него, наряду с новыми. Поисковые возможности автоматизированной, а также информационно-библиотечной систематизации достаточно велики. Печатный каталог представлен в трех типах:

   • алфавитный;

   • систематический;

   • предметный.

Его электронная форма легка в использовании, ускоряет поиск книги, реализуется сразу в нескольких вариантах.

1. Хранение документации в электронном виде должно быть организовано, как единое библиографическое пространство. Только при таких условиях может развиваться автоматизированная новыми технологиями библиотечная система. Все ресурсы описываются в одном классифицированном по уровням доступа каталоге.

2. Работа с читателями включает выдачу и прием книг. Автоматизировать можно и этот процесс путем нанесения на экземпляры штрих-кодов, считываемых сканером. Автоматизированные таким способом библиотечно-информационные системы обрабатывают данные, что исключает необходимость ручного ввода. Читательский билет выполняется в виде пластиковой карточки, также снабженной кодом. Благодаря этому библиотекарь выводит на экран данные о посетителе с фотографией.

3. Работа абонемента между библиотеками организовывается на тот случай, если в данном учреждении искомая книга отсутствует. Фонд 2 перешлет ее, но это требует финансовых платежей (почта и другие расходы). При объединении электронных каталогов читателю будет несложно определить, где следует заказывать книгу.

Библиотечная системная автоматизация зарубежного производства стоит гораздо дороже. Покупая ее, учреждение должно учитывать затраты на:

• техническую поддержку;

• обновление;

• доработку под конкретные условия;

• модификацию;

• специальное обучение персонала.

Дополнительные поправки требуются русификации, если она выполнена не совсем качественно. Финансовые затраты, общая высокая стоимость зачастую приводит к отказу от приобретения системы.

Автоматизированные библиотечно-информационные отечественные системы разработаны с учетом запросов российских книжных фондов по тем или иным функциональным возможностям. Расходы при этом гораздо меньшие по стоимости продукта и дальнейшему обслуживанию, а служба поддержки находится в России. Многие библиотеки делают выбор в пользу отечественных разработчиков, что позволяет успешно и оптимально реализовывать задачи автоматизации.

На российском рынке имеется немногим более десятка АБИС. Описание основных из них, которых удалось найти в Интернете, содержится в таблице ниже.

Опираясь на опыт некоторых пользователей АБИС, ниже будет описано применение АБИС «Библиобус», как одной из самых эффективных в использовании систем.

АБИС «Библиобус» предназначена для комплексной автоматизации технологических процессов комплектования и обработки непериодических изданий в условиях распределённой ЦБС и разработана на основе более чем десятилетнего опыта промышленной эксплуатации в БЕН РАН АИБС «SoLar».

АБИС «Библиобус» обеспечивает выполнение следующих технологических операций:

• предварительный заказ, регистрацию и распределение по библиотекам-абонентам поступающей литературы с автоматическим формированием всех необходимых учётно-бухгалтерских документов с учётом разных условий комплектования для библиотек ЦБС;

• научную и технологическую обработку изданий (каталогизация, систематизация, шифровка и инвентаризация) и автоматическое формирование комплектов карточек для традиционных каталогов;

• импорт информации из центральной базы данных (ЦБД) в локальные системы библиотек и экспорт данных локальной инвентаризации обратно в ЦБД через Интернет в режиме on-line по протоколу TCP/IP.

Интерфейс сделан с заботой о библиотекаре. Особое внимание при разработке интерфейса было уделено его удобству и простоте, а также способу отображения служебной информации (данных инвентаризации, сроков обработки изданий и т.д.). Библиотекарю гораздо удобнее вводить данные в привычном для него виде библиографической карточки, а не заполнять отдельные поля, соответствующие MARC-формату, как это делается в «МАРК-SQL», тем более что потом эти отдельные поля все равно преобразуются в одно и хранятся в одном столбце в базе данных.

Дополнительным преимуществом системы «Библиобус» является возможность импорта из базы данных БЕН РАН сведений о тех изданиях, которые поступают в библиотеку через БЕН.

При пользовании АБИС одной из приоритетных возможностей также является возможность не только найти нужную литературу в каталоге, но и увидеть, доступны ли экземпляры, и сделать заказ. Электронный каталог системы «Библиобус» такой возможности, к сожалению, не предоставляет. Система заказа литературы может быть приобретена дополнительно как отдельный модуль. Однако разработчики системы «Библиобус» обещают в будущем добавить функцию заказа литературы в свой электронный каталог.

Поскольку первоочередной задачей после приобретения АБИС является заполнение каталога, считается, что на начальном этапе удобство работы библиотекаря важнее возможностей, предоставляемых читателю, и в этом выбор падает на систему «Библиобус».

Модуль шифровки и инвентаризации находится на странице технологических операций «Шифровка». В штатном режиме зашифрованы могут быть только зарегистрированные экземпляры издания, адресат распределения которых имеет статус «Подлежит шифровке». Расстановочные шифры формируются и присваиваются автоматически, в зависимости от выбранного формата шифра и количества распределенных экземпляров данного издания.

Процесс шифровки заключается в выборе оператором формата издания и выполнении операции присвоения шифров с помощью клавиши «Присвоить».

Ошибочно введённые шифры могут быть в любое время удалены с помощью всплывающего меню, вызываемого в окне уже зашифрованных экземпляров с помощью правой клавиши мыши.

При активном режиме инвентаризации одновременно с присвоением расстановочных шифров происходит и формирование уникальных инвентарных номеров для каждого зарегистрированного экземпляра данного издания. Управление режимом инвентаризации осуществляется Администратором системы.

В системе предусмотрен также ручной режим присвоения шифров журналам. Для присвоения журналу шифра, общего для всех выпусков (номеров издания) необходимо создать шаблон распределения на сводном уровне издания и с помощью всплывающего меню выбрать режим «Шифр журнала». Ведённый таким образом шифр будет автоматически переносится из шаблона сводного уровня вместе со списком библиотек на все вновь регистрируемые выпуски данного журнала.

Для децентрализованных библиотек предусмотрен режим ручной шифровки и инвентаризации. В данном режиме страница технологических операций шифровки и инвентаризации имеет несколько другой вид: шифры, инвентарные номера и комментарии к ним вводятся в отдельную таблицу децентрализованной обработки, имеющую код владельца (библиотеки). Шифры и инвентарные номера в локальных системах вводятся в свободном текстовом формате. Количество строк в таблице, отображаемой на странице «Инвентаризация» соответствует количеству зарегистрированных экземпляров данного издания. Каждому зарегистрированному экземпляру должен быть присвоен уникальный инвентарный номер. Поле «Примечания» позволяет оператору ввести необходимые отметки об особенностях конкретного экземпляра (например, отсутствие страниц, наличие автографа и т.д.). Активизация ручного режима осуществляется Администратором системы.

Существующая в настоящее время технология списания литературы является устаревшей и не отвечает современным требованиям. К её недостаткам относятся, в первую очередь, невозможность оперативного получения исчерпывающей статистической информации о списанных изданиях и необходимость формирования каждого акта в ручном режиме.

Что касается использования АБИС «Библиобус», библиотекарям остаётся только ввести свои инвентарные номера и расстановочные шифры и распечатать, при необходимости, карточки для традиционных каталогов там, где они ещё используются. Актуальная информация о введённых локальных инвентарных номерах может быть автоматически передана в ЦБД с помощью технологии удалённого обмена данными по открытым каналам передачи данных. Однако большая часть библиотек ЦБС не использует в своей работе АБИС и не передаёт в ЦБД информацию об обработке полученных экземпляров. Кроме того, часть изданий в ЦБД была обработана по старой технологии, которая также не предусматривала ввода в ЦБД локальных инвентарных номеров.

Процедура списания изданий состоит из нескольких операций и выглядит следующим образом: определив перечень списываемой литературы, оператор библиотеки ЦБС проверяет наличие соответствующей информации об экземплярах изданий и данных об их инвентаризации в ЦБД с помощью OPAC. Чтобы инвентарные номера отображались в ЦБД библиотекам, работающих с локальной версией АБИС «Библиобус», достаточно регулярно выполнять процедуру экспорта информации о локальной обработке полученных из ЦБ по технологии удаленного обмена данными изданий. Однако для изданий, обработанных ранее по старой технологии комплектования «SoLar» или полученных из ЦБ без использования технологии удалённого обмена, также необходимо вручную вводить инвентарные номера в ЦБД с помощью OPAC. Библиотеки, не работающие с локальной версией АБИС «Библиобус», должны всегда вручную вводить данные в ЦБД о присвоенных ими полученным из ЦБ БЕН экземплярам инвентарных номерах. Издания, не отраженные в ЦБД с помощью данной технологии, не обрабатываются и подлежат списанию традиционным способом. Составив список экземпляров изданий, подлежащих списанию, и проверив в ЦБД корректность информации об их инвентарных номерах, представитель локальной библиотеки передаёт данную информацию уполномоченному оператору ЦБ БЕН РАН для дальнейшей обработки. Дальнейшие операции по списанию изданий выполняются непосредственно с помощью приложения АБИС «Библиобус»: Уполномоченный оператор ЦБ выбирает в соответствии с полученным списком подлежащие к списанию экземпляры и проверяет их атрибуты: инвентарные номера (для балансовой литературы) и цену (особое внимание необходимо уделить изданиям, к которым применяется коэффициент пересчета стоимости, утверждённый в БЕН). Применяемые формулы пересчёта стоимости изданий достаточно статичны, хранятся непосредственно в приложении и могут быть в любой момент изменены разработчиком. Проверив необходимые данные, оператор маркирует выбранные экземпляры с помощью пункта контекстного меню «Списание экземпляра». Обработанные экземпляры будут помечены символом. Можно отменить ошибочный выбор, пометив экземпляр повторно аналогичным способом. В сведениях об экземпляре также появится иконка «Экземпляр списания ожидает активировки». Обработав таким образом партию литературы, оператор приступает непосредственно к формированию актов на её списание. Данный режим вызывается из пункта меню «Списание». В появившемся окне отображаются данные об экземплярах, ожидающих списания. Группы балансовых и безбалансовых экземпляров отображаются отдельно друг от друга. Необходимо помнить, что иностранные и отечественные издания не разделяются внутри групп и, для того, чтобы они не оказались в одном акте, необходимо отбирать их для списания отдельно. Выбрав нужную группу ожидающих списания изданий, необходимо с помощью кнопки «Сформировать акт...» войти в режим формирования акта. Необходимо выбрать из выпадающих списков вид документов и причину списания. Состав комиссии и данные о её формировании хранятся в таблицах ЦБД и могут быть отредактированы с помощью соответствующих кнопок. Необходимо иметь ввиду, что порядок, в котором отображается состав комиссии, изменять нельзя, т.к. он используется в формируемых актах именно в той последовательности, в какой указан. Данные о материально ответственном лице библиотеки ЦБС берутся из таблицы «Контактное лицо» таблицы организаций. Фамилия и должность данной персоны может быть отредактирована непосредственно в режиме подготовки акта.

После проверки всех данных необходимо с помощью кнопки «просмотри печать акта» вызвать генератор отчета и, внимательно проверив корректность введённых данных, распечатать акт в нужном количестве экземпляров. После тщательной проверки корректности данных необходимо, с помощью кнопки «Завершить работу с актом...», завершить работу с данным актом. После выполнения этой процедуры все входящие в акт экземпляры изданий будут безвозвратно удалены из текущих технологических таблиц БД и перемещены в таблицу списанных экземпляров. После закрытия акта он перемещается из списка ожидающих списания в реестр завершенных. Режим просмотра ранее распечатанных актов можно вызвать с помощью соответствующей кнопки. Вся информация о списанных по данной технологии экземплярах изданий хранится в специальных таблицах ЦБД, что позволяет в любой момент получать исчерпывающую статистическую информацию.

Как видим, внедрение и использование АБИС «Библиобус», касательно инвентаризации, приводит к следующим ожиданиям:

- исключение проведения ревизии и её оформления вручную;

- возможность регулярного проведения инвентаризаций как результат упрощения, удобства и ускорения данного процесса.

Литература

1. Р.К.Камалетдинов. Автоматизированные библиотечные информационные системы как средство освоения и внедрения ИКТ: опыт республики Татарстан.

2. В. С. Сидоренко, А. В. Галета. Совершенствование информационного обеспечения средствами региональной АБИС. “Культурная жизнь Юга России”. № 1 (48), 2013.

3. http://arprime.ru/avtomatizacia/tehnologii-i-sistemy-raboty-bibliotek

4. https://www.keldysh.ru/papers/2011/source/prep2011_02.pdf

5. https://docplayer.ru/59411235-Funkcionalnye-osobennosti-aibs-bibliobus-vasilev-a-v-ben-ran.html

6. https://docplayer.ru/40219986-Razvitie-servisov-abis-bibliobus.html

7. https://www.google.com/search?rlz=1C1GGRV_en__751__751&q=%D0%BE%D1%81%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%BD%D1%8B%D0%B5+%D1%85%D0%B0%D1%80%D0%B0%D0%BA%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B8%D0%BA%D0%B8+%D0%90%D0%91%D0%98%D0%A1+%D0%91%D0%B8%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D0%BE%D0%B1%D1%83%D1%81&tbm=isch&source=univ&sa=X&ved=2ahUKEwjNjIbihprlAhXWwsQBHYyoDDMQsAR6BAgGEAE&biw=1280&bih=657#imgrc=L7_iHxhaz6sbUM: