Поурочный план на тему: Деловая беседа

ПЛАН УРОКА

Дата: ______________

Группа: 1-11 «Делопроизводитель»

ДИСЦИПЛИНА: Деловая культура

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ: Керимова Д.Н.

Тема: Деловая беседа

Тип урока: Комбинированный урок

Цели урока: активизация познавательной деятельности обучающихся в приобретении профессионально значимых знаний.

Задачи:

Обучающая:

познакомить учащихся с условиями и приемами эффективного ведения деловой беседы, фразами беседы;

Воспитательная:

проанализировать различные тактики и стили ведения беседы;

Развивающая:

развить навыки правильного построения делового разговора.

Рассматриваемые компетенции:

(ОК 1-ОК 11)

Ход урока

1. Организационный момент:

- Приветствие.

- Отметка отсутствующих в классном журнале.

- Сообщение темы и целей урока.

2. Изложение нового материала:

В деловых отношениях очень многое зависит от личных встреч, бесед, совещаний. Преимущество беседы неоспоримо, так как деловые связи, начатые в письме или по телефону, развиваются в личных контактах. Во время личных встреч партнеры используют все богатство человеческого общения: речь, жесты, мимику, движения и личностное воздействие.

Что может быть проще беседы? Встретились и поговорили. Однако спонтанность характерна для бытовых бесед — на улице, дома, в перерывах между работой.

Совсем иной подход нужен к деловой беседе, имеющей свои закономерности и традиции. Деловая беседа требует тщательной подготовки и базируется на этических нормах и правилах.

Ведущим элементом в подготовке деловой беседы является планирование, т. е. определение цели встречи и разработка стратегии и тактики достижения цели. Специалисты рекомендуют продумать возможный ход предстоящей беседы, в роли будущего оппонента проверить действенность своих аргументов, логическую связь формулировок и спрогнозировать реакцию собеседника (собеседником может быть подчиненный, деловой партнер или коллега).

Большое значение имеет правильный выбор места для проведения беседы, при этом необходимо помнить, что в помещении не должны находиться посторонние лица, а интерьер помещения должен способствовать улучшению эмоционального состояния и снятию утомления и напряженности партнеров.

О беседе договариваются, как правило, за два-три дня. Это позволяет заранее предусмотреть возможное ее течение, продумать основные детали. Если приглашенный на беседу не является сотрудником вашей организации, то необходимо объяснить ему, как лучше доехать до места встречи и, если нужно, заранее выписать пропуск. Секретарь должен быть предупрежден о встрече, знать имя приглашенного и первым приветствовать его.

Деловая беседа состоит из нескольких этапов:

■ начало;

■ передача информации (изложение своей позиции) и аргументирование;

■ выслушивание доводов собеседника и реакция на них;

■ принятие решений.

Начало беседы влияет на весь ее дальнейший ход; задачами начального этапа являются установление контакта с партнером, создание благоприятной атмосферы взаимного доверия и уважения, а также привлечение внимания и пробуждение интереса к проблеме.

Будет ли атмосфера встречи доброжелательной и деловой, зависит от вашей пунктуальности, ведь посетитель, прождавший вас с полчаса в приемной, вряд ли будет дружески настроен.

Желательно встать навстречу гостю, а еще лучше встретить его у дверей кабинета, обменяться рукопожатием и указать ему, где повесить верхнюю одежду (если это не сделал в приемной секретарь). Для того чтобы разговор шел «на равных», рекомендуется вести беседу не за рабочим столом. Лучше всего сесть напротив друг друга. Хороший хозяин всегда предложит гостю чай или кофе, а в жаркое время — прохладительные напитки. Желательно поставить рядом часы, чтобы каждый мог видеть, сколько времени длится беседа, так как посматривание на свои часы во время беседы считается неприличным и может восприниматься как сигнал к окончанию разговора.

К собеседнику лучше обращаться по имени-отчеству и в ходе дальнейшего разговора повторить обращение несколько раз. Американский специалист в области человеческих отношений Дейл Карнеги (1888—1955) утверждал, что имя человека — это самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке.

Постарайтесь ободрить собеседника и расположить его к себе первыми фразами и вопросами, которые могут не иметь прямого отношения к теме разговора.

В начале беседы важным сигналом установления контакта является встреча глазами, поскольку взгляд является сильным средством невербального общения. Вообще, умение «читать» невербальные сигналы в поведении собеседника может значительно облегчить понимание партнера. С самого начала беседа должна принять форму диалога. Очень важно научиться слушать собеседника, не перебивая его, при этом нужно вести себя естественно, быть честным, не играть с партнером и не заискивать. Кроме того, недопустимо срывать на собеседниках свое плохое настроение. Помните, что ваша доброжелательность и сосредоточенность помогут человеку раскрыться, особенно если он переполнен негативными эмоциями или застенчив и неуверен в себе.

В ходе беседы рекомендуется использовать краткие, нейтральные реплики: «Продолжайте, очень интересно!», «Понимаю вас», которые снимают напряженность и помогают продолжать беседу, а также уточняющие реплики: «Что вы имеете в виду?», «Как вы считаете?» и т.п., помогающие вести беседу в нужном направлении.

В разговоре с деловым партнером, коллегой или подчиненным недопустимо проявление любой бестактности: пренебрежительного тона, обрывания собеседника на полуслове, демонстрации своего превосходства.

На завершающем этапе деловой беседы принимается окончательное решение, которое должно излагаться ясно, четко, убедительно. Финал беседы должен стимулировать реализацию принятых решений и заложить основу для дальнейших встреч. Необходимо поблагодарить партнера за беседу и выразить уверенность в успешности будущего сотрудничества. Психологи подчеркивают значимость прощального взгляда, когда хозяин кабинета задерживает взгляд на собеседнике, демонстрируя внимание к партнеру и заинтересованность в дальнейшем сотрудничестве с ним.

В процессе беседы задаются вопросы. Рассмотрим некоторые формы вопросов.

Закрытые вопросы требуют односложного ответа «да» или «нет». Например: «Вы согласны с данным решением?» Постановка таких вопросов затрудняет течение беседы, поскольку собеседник не раскрывается. Закрытые вопросы дают возможность одной стороне сохранять инициативу, что вряд ли понравится партнеру по деловой беседе, и это неудовольствие может иметь решающее значение при принятии окончательного решения. Поэтому такими вопросами рекомендуется пользоваться нечасто и обоснованно, например, когда возникают трудности при получении информации от собеседника по поводу согласия с тем или иным предложением, а также в случае, если необходимо сузить выбор вариантов решения для партнера, например: «Вы согласны действовать так, как мы предлагаем?»

Открытые вопросы — это вопросы, которые требуют развернутого ответа и позволяют отвечать по-разному. Пример классического открытого вопроса: «Что вы думаете по этому поводу?» Однако при постановке вопроса таким образом есть вероятность потери инициативы ведения беседы. Но есть и положительные моменты, поскольку противоположная сторона получает возможность высказывать свое мнение без ограничений и открыто, можно полнее представить ее точку зрения и точнее спрогнозировать свое поведение.

Риторические вопросы не требуют ответа, лишь воздействуют на эмоции и чувства собеседника с целью склонить его к желаемому для нас решению.

В ходе беседы используют радикальные вопросы, т.е. вопросы, ответы на которые могут изменить ход беседы и принятие решения обеими сторонами. Например: «Какое решение вы примете по нашему предложению?» Как видим, вопрос поставлен прямо, следовательно, получаем прямой ответ, однако есть риск получить неблагоприятный ответ, а значит, будет труднее склонить противоположную сторону к согласию. В связи с этим специалисты рекомендуют по возможности избегать такой постановки вопроса, даже если вы почувствовали негативное отношение со стороны собеседника к выдвинутому предложению.

Вопрос, подавляющий сопротивление. Желая убедить собеседника в чем-либо не совсем для него приятном или приемлемом, в том, с чем он будет не совсем согласен, свое маловыгодное или малоприемлемое утверждение задайте в форме вопроса, например: «Вы ведь не настолько хорошо знакомы с результатами нашей деятельности, не так ли?» В этом случае вашему собеседнику нужно быть смелым человеком, чтобы дать утвердительный ответ: «Нет, вы ошибаетесь, я знаком с результатами вашей деятельности досконально».

Как известно, беседа не всегда протекает удачно и конструктивно, поскольку в процессе общения приходится сталкиваться с различными преградами, которые связаны с непониманием собеседника. Беседа перестает быть спокойной и перерастает в конфронтацию.

Специалисты рекомендуют не идти по пути речевой конфронтации, даже если ваши взгляды разошлись окончательно. Беседу всегда необходимо заканчивать на позитивной ноте, подобрав доброжелательные выражения, также допустима юмористическая окраска речи. Однако всегда необходимо внимательно выслушивать посетителя, в ходе беседы не забывать о «золотом правиле» нравственности, а также владеть культурой речи и иметь соответствующий внешний вид.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Почему деловая беседа не может проходить спонтанно?

2. Как строится деловая беседа?

3. Докажите важность начального этапа деловой беседы.

4. Какие приемы помогают партнеру чувствовать себя уверенно?

5. Раскройте задачи заключительного этапа деловой беседы.

6. Охарактеризуйте каждую из форм вопросов, задаваемых в ходе беседы.